Desbloqueando las ventajas del nuevo EDI

La pandemia de COVID-19 ha expuesto la aguda vulnerabilidad de prácticas empresariales hasta ahora fiables a profundos choques económicos.

Para industrias en todo el mundo, la incómoda verdad es que enfoques como just-in-time y build-to-order han resultado insuficientes.

Si bien estas metodologías tradicionalmente ayudan a ahorrar en costos de almacenamiento y almacenaje, se basan en la fiabilidad de la entrega. Cuando esto está menos que 100 % garantizado, o se rompe por completo, la red de suministro lucha por la continuidad y tiene que buscar urgentemente soluciones alternativas.

En otras palabras, los viejos procesos son simplemente demasiado estáticos para mantener un flujo de trabajo dinámico. Así que, a medida que las empresas inteligentes buscan recuperarse de su golpe económico, aplicarán lecciones para fortalecer la resiliencia de la red a través de procesos más robustos.

Las marcas más grandes, ya los principales adoptantes de automatización, probablemente se volverán aún más tecnológicas mientras buscan simplificar la auditoría y optimizar la eficiencia de costos. Eso podría significar desafiar a más de sus proveedores a invertir en soluciones electrónicas para pedidos, envíos, facturación y almacenamiento de información comercial.

Empresas de todo tipo estarán bajo presión para reducir el tiempo y costo involucrados en la gestión de documentación comercial. Como resultado, recurrirán cada vez más a sistemas rápidos y automatizados que validen transacciones y prescindan del esfuerzo humano necesario para verificar y reenviar.

Reiniciar la forma en que funcionan las relaciones comerciales no es fácil, pero cuando se trata de mejorar los procesos de documentos, se puede encontrar ayuda en una mayor adopción del intercambio electrónico de datos (EDI).

Este es un enfoque de larga data que permite que la información digitalizada fluya fácilmente a través de una red de suministro. En lugar de crear hojas de cálculo con información de stock y ventas, levantar pedidos y facturas manualmente, y enviar documentos por correo electrónico que deben ingresarse en los sistemas de los socios comerciales, el EDI puede automatizar toda la actividad de compartir datos de transacciones para el comercio electrónico. Ofrece el potencial de lograr ahorros de tiempo y costos, todos los requisitos de gestión necesarios a medida que emergen del COVID-19 y planifican el futuro.

Aquí hay seis formas en que el EDI puede ayudarle a superar los principales desafíos involucrados en la construcción de resiliencia en la cadena de suministro:

Protección del flujo de caja

Muchas empresas han luchado durante la pandemia debido a la falta de acceso a efectivo listo. Cuanto más ágiles y adaptables sean sus procesos, más puede proteger sus márgenes mientras espera a que se procesen las facturas. Idealmente, necesita un sistema de gestión de flujo de caja acordado que rija su relación proveedor-comprador. Una aplicación de pago de facturas respaldada por EDI puede quitar una enorme cantidad de preocupación de la situación tanto para proveedores como para compradores.

Recopilación de datos

Para compensar el riesgo de disrupción en la cadena de suministro, necesita entender cómo puede mejorar los procedimientos y la planificación de gestión de riesgos existentes. Algunos socios de la cadena de suministro aún pueden depender de procesos en papel, con el riesgo adjunto de error humano que hace que los datos de pedidos, envíos y facturas sean inexactos. El EDI puede agilizar la recopilación y formateo de datos, permitiendo visibilidad continua de extremo a extremo de pedidos, envíos, facturas y pagos.

Restablecimiento de umbrales

La decisión sobre cuándo implementar diferentes opciones de almacenamiento depende de sistemas de alerta temprana en el inventario. Eso, a su vez, se basa en tener visibilidad precisa en los pedidos de stock. Necesita tener una buena comprensión de los umbrales que muestran cuándo hay escasez de stock, lo que incita la necesidad de reordenar, así como cuándo demasiado stock arriesga una crisis de almacenamiento. Cuanto más afectado haya estado por la disrupción del COVID-19, más fuertemente tendrá que considerar recalcular tolerancias de stock y, por lo tanto, restablecer los umbrales para cuando se deba tomar acción. Los datos de stock y ventas compartidos con socios comerciales a través de EDI significan que puede reajustar su negocio antes para hacer frente a la disrupción.

Diversificación de compradores y proveedores

Operar una red de suministro y logística diversa puede ayudarle a ser más resiliente ante cualquier disrupción. Sin embargo, implica una tarea de gestión mayor. Cada relación comercial probablemente involucre una forma diferente de trabajar en cuanto a documentación. Esto significa que los datos tienen que ser traducidos antes de poder compartirse, consumiendo tiempo y recursos preciosos. El EDI hace este trabajo de traducción por usted, así que no necesita ir "bajo el capó" para asegurar que los sistemas se hablen entre sí.

Superando un sistema heredado

El EDI tradicional ha tendido a involucrar una red de valor añadido (VAN) que implica un cargo de datos por transacción. Esto puede llevar fácilmente a costos excesivos. Ahora, gracias a la digitalización mejorada, la tecnología subyacente ha avanzado, y los costos de transacción pueden evitarse fácilmente con el proveedor adecuado.

Desafiando a su proveedor de solución EDI

Si ya usa un sistema EDI, es natural haberse acostumbrado a una cierta forma de hacer las cosas recomendada por sus consultores. Un punto a plantear es si está pagando tarifas por transmisión de datos, o generando costos de middleware. Si lo está haciendo, la probabilidad es que su proveedor haga poco para justificarlos. Es mucho mejor pasar a un servicio de tarifa fija para que sepa dónde está en certeza de costos en todo momento. Debe exigir un modelo de precios claro que refleje exactamente el nivel de ayuda que necesita, sin extras ocultos ni tarifas por adelantado.

La buena noticia es que, gracias al EDI mejorado, hay más alcance que nunca para evitar procesos manuales al conectar redes de suministro y validar datos comerciales.

La digitalización mejorada significa que todas las partes de una red de suministro pueden compartir, registrar y asegurar documentación esencial perpetuamente, dándole tranquilidad sobre confianza y trazabilidad.

La tecnología está permitiendo a todos hacer más con EDI. A medida que las cadenas de suministro emergen del choque del COVID-19 y miran al futuro, es hora de pasar de sistemas heredados y realizar los verdaderos beneficios de más automatización.

Aniello Sabatino es fundador y director gerente conjunto de Transalis.