Descubriendo los beneficios del "Nuevo EDI"

La pandemia de COVID-19 ha expuesto la aguda vulnerabilidad de prácticas comerciales hasta ahora confiables a profundas conmociones económicas.

Para las industrias de todo el mundo, la incómoda verdad es que se han encontrado deficientes enfoques como el justo a tiempo y la construcción a pedido.

Si bien estas metodologías tradicionalmente ayudan a ahorrar en el costo de almacenamiento y almacenamiento, se basan en la confiabilidad de la entrega. Cuando esto está menos del 100% garantizado, o se rompe por completo, la red de suministro lucha por la continuidad y tiene que buscar urgentemente soluciones alternativas.

En otras palabras, los procesos antiguos son simplemente demasiado estáticos para mantener un flujo de trabajo dinámico. Entonces, a medida que las empresas inteligentes busquen recuperarse de su impacto económico, aplicarán las lecciones para fortalecer la resiliencia de la red a través de procesos más sólidos.

Es probable que las marcas más grandes, que ya son las principales en adoptar la automatización, se vuelvan cada vez más tecnológicas a medida que apuestan por simplificar la auditoría y optimizar la rentabilidad. Eso podría significar desafiar a más de sus proveedores a invertir en soluciones electrónicas para realizar pedidos, enviar, facturar y almacenar información comercial.

Las empresas de todo tipo se verán presionadas a reducir el tiempo y los costos involucrados en la gestión de la documentación comercial. Como resultado, cada vez más recurrirán a sistemas rápidos y automatizados que validan las transacciones y prescinden del esfuerzo humano necesario para verificar y reenviar.

Restablecer la forma en que funcionan las relaciones comerciales no es fácil, pero cuando se trata de mejorar los procesos de documentos, se puede encontrar ayuda en una mayor aceptación del intercambio electrónico de datos (EDI).

Este es un enfoque de larga data que permite que la información digitalizada fluya fácilmente a través de una red de suministro. En lugar de crear hojas de cálculo con información de existencias y ventas, generar pedidos y facturas manualmente y enviar documentos por correo electrónico que deben ingresarse en los sistemas de los socios comerciales, EDI puede automatizar toda la actividad de compartir datos de transacciones para el comercio electrónico. Ofrece el potencial para lograr ahorros de tiempo y costos, todos los requisitos de gestión necesarios a medida que emergen de COVID-19 y planificamos para el futuro.

Aquí hay seis formas en que EDI puede ayudarlo a superar los principales desafíos involucrados en el desarrollo de la resiliencia de la cadena de suministro:

Protección del flujo de caja. Muchas empresas han tenido problemas durante la pandemia debido a la falta de acceso a efectivo disponible. Cuanto más ágiles y adaptables sean sus procesos, más podrá proteger sus márgenes mientras espera que se procesen las facturas. Idealmente, necesita un sistema de gestión de flujo de caja acordado que gobierne su relación proveedor-comprador. Una aplicación de pago de facturas compatible con EDI puede eliminar una gran cantidad de preocupaciones de la situación tanto para los proveedores como para los compradores.

Recopilación de datos. Para compensar el riesgo de interrupción de la cadena de suministro, debe comprender cómo puede mejorar los procedimientos y la planificación de gestión de riesgos existentes. Es posible que algunos socios de la cadena de suministro sigan confiando en los procesos en papel, con el consiguiente riesgo de errores humanos que hagan que los datos de pedidos, envíos y facturas sean inexactos. EDI puede agilizar la recopilación y el formato de datos, lo que permite una visibilidad continua de un extremo a otro de los pedidos, los envíos, las facturas y los pagos.

Restablecimiento de umbrales . La decisión sobre cuándo implementar diferentes opciones de almacenamiento depende de los sistemas de alerta temprana en el inventario. Eso, a su vez, se basa en tener una visibilidad precisa de los pedidos de stock. Debe tener una buena comprensión de los umbrales que muestran cuándo hay escasez de existencias, lo que genera la necesidad de volver a realizar un pedido, así como cuando demasiadas existencias pueden provocar una crisis de almacenamiento. Cuanto más afectado haya sido por la interrupción de COVID-19, más fuertemente tendrá que considerar recalcular las tolerancias de existencias y, por lo tanto, restablecer los umbrales para cuando sea necesario tomar medidas. El stock de datos y los datos de ventas compartidos con socios comerciales a través de EDI significa que puede reajustar su negocio antes para hacer frente a la interrupción.

Diversificar compradores y proveedores. Operar una red diversa de suministro y logística puede ayudarlo a ser más resistente a cualquier interrupción. Sin embargo, implica más una tarea de gestión. Es probable que cada relación comercial implique una forma diferente de trabajar con respecto a la documentación. Esto significa que los datos deben traducirse antes de poder compartirlos, lo que consume un tiempo y recursos valiosos. EDI hace este trabajo de traducción por usted, por lo que no necesita ir "bajo el capó" para asegurarse de que los sistemas se comuniquen entre sí.

Pasando de un sistema heredado. El EDI tradicional ha tendido a involucrar una red de valor agregado (VAN) que implica un cargo de datos por transacción. Esto puede generar fácilmente un costo excesivo. Ahora, gracias a la digitalización mejorada, la tecnología subyacente ha avanzado y los costos de transacción se pueden evitar fácilmente con el proveedor adecuado.

Desafiar a su proveedor de soluciones EDI. Si ya utiliza un sistema de intercambio electrónico de datos, es natural que se haya acostumbrado a una determinada forma de hacer las cosas recomendadas por sus consultores. Un punto que debe plantearse es si está pagando tarifas por la transmisión de datos o si está generando costos de middleware. Si es así, lo más probable es que su proveedor esté haciendo poco para justificarlos. Es mucho mejor cambiar a un servicio de tarifa fija para que sepa cuál es su situación en cuanto a certeza de costos en todo momento. Debe exigir un modelo de precios claro que refleje exactamente el nivel de ayuda que necesita, sin extras ocultos ni tarifas iniciales.

La buena noticia es que, gracias al EDI mejorado, hay más posibilidades que nunca para evitar procesos manuales al conectar redes de suministro y validar datos comerciales.

La digitalización mejorada significa que todas las partes de una red de suministro pueden compartir, registrar y proteger la documentación esencial a perpetuidad, lo que le brinda tranquilidad sobre la confianza y la trazabilidad.

La tecnología permite a todos hacer más con EDI. A medida que las cadenas de suministro emergen del impacto de COVID-19 y miran hacia el futuro, es hora de pasar de los sistemas heredados y darse cuenta de los verdaderos beneficios de una mayor automatización.

Aniello Sabatino es fundador y director general adjunto de Transalis .