Almacenamiento en la nube seguro y conforme a HIPAA para atención médica: Soluciones de cumplimiento confiables

Hospitales, clínicas y otras organizaciones de salud han tenido un camino accidentado hacia la adopción de la nube en los últimos años. Los riesgos de seguridad implícitos de usar la nube pública o trabajar con un proveedor de servicios de terceros retrasaron considerablemente la adopción de la nube en la industria de la salud.

Incluso hoy, cuando el 84 % de las organizaciones de salud usan servicios en la nube, la elección del proveedor de nube adecuado conforme a HIPAA puede ser un dolor de cabeza.

Todos los proveedores de salud cuyos datos de clientes se almacenan en EE. UU. están sujetos a un conjunto de regulaciones conocidas como cumplimiento HIPAA.

Hoy, cualquier organización que maneje datos confidenciales de pacientes debe cumplir con los requisitos de almacenamiento HIPAA.

¿Qué es el cumplimiento HIPAA?

Los estándares HIPAA proporcionan protección de datos de salud. Cualquier proveedor que trabaje con una organización de salud o empresa que maneje archivos de salud debe cumplir con las reglas de privacidad HIPAA. También hay muchas industrias auxiliares que deben adherirse a las pautas si tienen acceso a datos médicos y de pacientes. Aquí es donde el almacenamiento en la nube conforme a HIPAA juega un papel significativo.

En 1996, "el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS) emitió la Regla de Privacidad para implementar el requisito de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) de 1996". La Regla de Privacidad aborda la "información de salud protegida electrónicamente" de los pacientes y cómo las organizaciones, o "entidades cubiertas por HIPAA" sujetas a las Reglas de Privacidad deben cumplir.

La mayoría de las instituciones de salud usan algún tipo de dispositivo electrónico para proporcionar atención médica. Esto significa que la información ya no reside en una hoja de papel, sino en una computadora o en la nube. A diferencia de las empresas generales o la mayoría de entidades comerciales, las instituciones de salud están legalmente obligadas a emplear las prácticas de respaldo de datos más fiables.

Entonces, ¿cómo afecta esto a su elección de proveedor de nube?

Al planificar su movimiento a la computación en la nube, las instituciones de salud deben asegurar que su proveedor cumple con criterios de seguridad específicos.

Estos criterios se traducen en requisitos y umbrales que una empresa debe cumplir y mantener para estar lista para HIPAA. Se reducen a un conjunto de certificaciones, auditorías y reportes SOC, niveles de cifrado y características de seguridad física.

Las soluciones de almacenamiento en la nube HIPAA deben funcionar para hacer que el cumplimiento sea simple y directo. Así, las organizaciones de salud tienen una preocupación menos y pueden enfocarse en mejorar sus procesos críticos.

Requisitos de almacenamiento en la nube HIPAA y respaldo de datos

Un proveedor de servicios en la nube que hace negocios con una empresa que opera bajo las reglas de la ley HIPAA-HITECH se considera un socio comercial. Como tal, debe demostrar que está dentro de los estándares de cumplimiento en la nube y sigue cualquier estándar relevante. Aunque el proveedor no maneja directamente la información del paciente, sí recibe, gestiona y almacena Información de Salud Protegida (PHI). Este hecho por sí solo lo hace responsable de protegerla según las pautas de la ley HIPAA-HITECH.

Ser conforme a HIPAA significa implementar todas las reglas y regulaciones que la Ley propone. Cualquier proveedor que ofrezca servicios sujetos a la ley debe proporcionar documentación como prueba de su conformidad. Esta documentación debe enviarse no solo a sus clientes, sino también a la Oficina de Derechos Civiles (OCR). La OCR es una subagencia del Departamento de Educación de EE. UU., que promueve el acceso igualitario a programas de salud y servicios humanos.

Las organizaciones de la industria de la salud que buscan trabajar con un proveedor de almacenamiento en la nube conforme a HIPAA deben solicitar prueba de cumplimiento para protegerse. Si el proveedor sigue todos los estándares, no debería tener reparos en compartir la documentación apropiada contigo.

Los requisitos de HIPAA para organizaciones de alojamiento en la nube son los mismos que para socios comerciales. Caen en tres categorías distintas: salvaguardas administrativas, físicas y técnicas.

• Salvaguardas Administrativas: Estos tipos de salvaguardas son políticas transparentes que describen cómo la empresa cumplirá desde un punto de vista operativo. Las operaciones pueden incluir gestión de evaluaciones de riesgo de seguridad, procedimientos apropiados, respuesta a desastres y emergencias, y gestión de contraseñas.
• Salvaguarda Física: Las salvaguardas físicas son usualmente sistemas que están en lugar para proteger los datos del cliente. Pueden incluir almacenamiento adecuado, respaldo de datos y disposición apropiada de medios en un centro de datos. Las precauciones de seguridad importantes para instalaciones donde residen dispositivos de hardware o almacenamiento de software también son parte de esta categoría.
• Salvaguardas Técnicas: Este grupo de salvaguardas se refiere a características técnicas implementadas para minimizar el riesgo de datos y maximizar la protección. Requerir información de inicio de sesión única, políticas de desconexión automática y autenticación para acceso a PHI son solo algunas de las salvaguardas técnicas que deben estar en su lugar.

¿Qué hace que un proveedor de nube certificado HIPAA sea conforme?

Proporcionar hardware o software de almacenamiento de archivos conforme a HIPAA no es tan simple como activar un interruptor. Requiere una tremenda cantidad de tiempo y esfuerzo para que una empresa se vuelva conforme.

El elemento crítico a buscar en un proveedor de almacenamiento en la nube certificado HIPAA es su disposición para firmar un Acuerdo de Asociado Comercial. Conocido como BAA, este acuerdo se completa entre dos partes que planean transmitir, procesar o recibir PHI. Su propósito principal es proteger a ambas partes de cualquier repercusión legal resultante del mal uso de información de salud protegida.

Un Acuerdo de Asociado Comercial BAA no debe agregar, restar o contradecir los estándares generales de HIPAA. Sin embargo, si ambas partes acuerdan, complementar terminología específica es aceptable. También hay algunos términos centrales que componen la base para un acuerdo de asociado comercial conforme y deben permanecer para que el contrato sea considerado legalmente vinculante.

El nivel de cifrado habilitado por el proveedor de nube necesita la debida atención. La empresa debe estar cifrando archivos no solo en tránsito sino también en reposo. El Estándar de Cifrado Avanzado (AES) es el nivel mínimo de cifrado que debe usar para almacenamiento y compartición de archivos. AES es sucesor del Estándar de Cifrado de Datos (DES) y fue desarrollado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) en 1997. Es un algoritmo de cifrado avanzado que ofrece defensa mejorada contra diferentes incidentes de seguridad.

Seleccionando un proveedor de almacenamiento en la nube conforme

Al elegir un proveedor conforme a HIPAA, busca alojamiento web HIPAA que cumpla con las medidas descritas en la sección anterior. Asegúrate de preguntarles sobre sus prácticas de seguridad de almacenamiento de datos para saber qué tan seguros estarán tus datos PHI.

¿El proveedor potencial ofrece un acuerdo de nivel de servicio?

Un contrato SLA indica tiempos de respuesta garantizados a amenazas, típicamente dentro de una ventana de veinticuatro horas. Como empresa que transmite PHI, necesitas saber qué tan rápido el proveedor puede notificarte en caso de un incidente. Cuanto más rápido recibas una notificación de brecha, más eficientemente podrás responder.

No olvides que el almacenamiento de registros médicos electrónicos basados en la nube debe estar en un centro de datos seguro.

¿Qué medidas de seguridad hay en caso de un incidente? ¿Cómo se determina el acceso a la instalación? Pide un esquema detallado de cómo implementan y hacen cumplir la seguridad física. Verifica cómo responden en caso de una brecha de datos. Asegúrate de obtener todos los detalles relevantes antes de poner tus datos en riesgo.

Tu proveedor seleccionado también debe tener un Plan de Recuperación ante Desastres y Continuidad.

Un plan de continuidad anticipará pérdidas debido a desastres naturales, brechas de datos y otros incidentes imprevistos. También proporcionará los procesos y procedimientos necesarios si ocurren tales eventos. En cuanto a las mejores prácticas de prevención de pérdida de datos, también es esencial determinar con qué frecuencia el método propuesto se somete a pruebas rigurosas.

Seguridad de registros médicos – ¿Cómo puedo estar seguro?

Los proveedores de nube que se toman el cumplimiento en serio asegurarán que sus certificaciones estén vigentes. Hay varias formas de verificar si siguen estándares y regulaciones relevantes.

Una forma es auditar a tu proveedor potencial usando una parte independiente. La auditoría traerá cualquier riesgo posible a tu atención y revelará las tácticas de seguridad del proveedor. Los proveedores de almacenamiento en la nube para registros médicos deben auditar regularmente sus sistemas y entornos para asegurar amenazas y permanecer conformes. El término "regularmente" no está definido por la ley, por lo que es esencial solicitar documentación e información al menos trimestralmente. También debes asegurar que tienes acceso constante a informes y documentación que detallen la auditoría más reciente.

Otra forma de determinar si la empresa es conforme es evaluar las calificaciones de sus empleados. Todo el personal necesita ser educado en los estándares más actuales y familiarizarse con salvaguardas específicas. Solo con estos en su lugar las organizaciones pueden lograr el cumplimiento.

Haz preguntas difíciles a tu proveedor potencial. Cualquiera con acceso a PHI necesita capacitación adecuada en métodos seguros de transmisión de datos. La capacitación debe incluir la capacidad de cifrar información de pacientes de forma segura sin importar dónde se almacenen.

Una empresa conforme a HIPAA no te pedirá una puerta trasera para acceder a tus datos ni permiso para evadir tus protocolos de gestión de acceso. Tales proveedores reconocen el riesgo de requerir autenticación adicional o puntos de acceso. Comprometer el acceso a protocolos de autenticación y requisitos de contraseña es una violación grave y nunca debe suceder.

Preguntas frecuentes sobre respaldo y almacenamiento en la nube

Pregunta a proveedores potenciales de nube qué método usan para evaluar tu cumplimiento HIPAA.

¿Hay una plantilla de política HIPAA disponible para usar? ¿El proveedor ofrece orientación y retroalimentación sobre cumplimiento? ¿Cómo aseguran que estás actualizado y consciente de las reglas y regulaciones de seguridad? ¿Ofrecen correo electrónico conforme a HIPAA?

¿La empresa tiene empleados a tiempo completo en las instalaciones?

Tener presencia en el sitio y disponible las 24 horas es un mecanismo para asegurar seguridad avanzada. Un representante disponible hace que la seguridad de PHI sea más confiable y garantiza una respuesta rápida si se necesita. También te da tranquilidad sabiendo que la empresa a cargo de tu protección de datos está completamente versada en los estándares requeridos.

El proveedor adecuado también debe ser rápido para adaptarse a los cambios e informarte de cualquier cosa que afecte directamente tu PHI o tu acceso a él.

La eliminación de datos es un componente crucial al elegir el asociado comercial HIPAA apropiado. ¿Cuánto tiempo se mantiene la información antes de ser purgada? ¿Cómo se previene la fuga de datos cuando los servidores se sacan de servicio o se borran? ¿Se te proporcionan los datos antes de la eliminación? La ley no ofrece pautas sobre la longitud de tiempo requerida, pero es un acuerdo que tú y tu proveedor deben alcanzar juntos.

Además de tu conocimiento, determina qué tan bien versado está tu proveedor potencial en regulaciones HIPAA. Las empresas de nube a menudo no siguen los últimos cambios regulatorios, y debes buscar la que tenga dedicación constante.

Compara opciones. No te conformes con la primera cotización.

Muchas empresas presumen su seguridad HIPAA, solo para descubrir que se quedan cortas. Haz tu investigación, haz preguntas y determina qué proveedor se adapta mejor a tus necesidades.

El almacenamiento en la nube conforme a HIPAA es crítico

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Las certificaciones HIPAA pueden ser confusas, complicadas y estresantes.

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