¿Cuáles son los riesgos de los procedimientos en papel para los técnicos?

Aunque, como veremos más adelante, el objetivo del paperless en la industria aún está lejos de lograrse, la desmaterialización está realmente en camino. Las empresas se están dando cuenta de los beneficios de la digitalización de documentos, incluidos los procedimientos, así como de los riesgos asociados con la preservación de los medios en papel. Los técnicos industriales, que necesitan herramientas eficientes y fiables para realizar su trabajo, se benefician de esta transición que imponen las exigencias de la industria 4.0, una industria digital y conectada.

Digitalice documentos para cumplir con los requisitos de la empresa moderna

Mientras los avances tecnológicos están afectando dramáticamente al mundo industrial y la competencia es cada vez más feroz, las empresas no pueden darse el lujo de permanecer al margen de estos desarrollos. Los requisitos de adaptación de rendimiento y progreso se refieren, en particular, al desarrollo y gestión de la documentación, y más particularmente a los procedimientos.

En el Capítulo 445, ISO 14001 requiere el establecimiento de un sistema para el control de la documentación. Esto incluirá la revisión y actualización de la documentación, asegurando la disponibilidad de versiones relevantes de los documentos, asegurando su legibilidad e identificación, y evitando el uso no intencional de documentación obsoleta. Todos estos son puntos que son facilitados por las herramientas digitales.

El entorno de trabajo sin papeles:¿dónde nos encontramos hoy?

Si bien las empresas son conscientes de las ventajas de desmaterializar trámites y otros documentos, hoy en día aún luchan por lograr el objetivo de los procesos sin papel. Según un estudio de la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) publicado en 2015, solo el 31 % de los líderes empresariales admiten que sus oficinas todavía están llenas de documentos en papel (fuente:infoDSI.com). Según AIIM, solo el 17 % de los empleados trabajan en un entorno sin papel.

¿Por qué es tan difícil el cambio a la tecnología sin papel?

Más de la mitad de los líderes empresariales (56 %) responde que es porque todavía necesitan documentos importantes en papel:contratos, órdenes de compra firmadas, etc. Otros mencionaron la renuencia expresada por algunos empleados a prescindir de documentos escritos y cambiar a la tecnología digital.

Una representación menos precisa del entorno de trabajo real

No hay escasez de riesgos asociados con el mantenimiento de la documentación en papel. Entre estos documentos, los procedimientos se beneficiarían enormemente de ser digitalizados. De hecho, para capacitar a un nuevo empleado o para introducir a un técnico en diferentes estaciones de trabajo o herramientas, es mucho más eficiente usar, por ejemplo, un medio de video que un documento en papel. En general, procedimientos visuales (imágenes, videos) promover la comprensión y la ejecución. Los procedimientos en papel no pueden mostrar el entorno de trabajo real (ambiente, movimiento...) con tanta precisión como otros medios.

El costo de los documentos en papel

El costo de administrar, manipular y almacenar documentos en papel también es una de sus desventajas. La documentación tradicional puede representar grandes volúmenes, requiriendo un espacio importante para su almacenamiento y recursos no menos considerables para su archivo, archivo y uso. 2 o 3 CD son suficientes para contener un volumen de información equivalente a unas veinte mil páginas por m2. Esto muestra el ahorro de espacio que se puede lograr.

Los documentos en papel también son una barrera para la productividad , ya que se estima que un empleado pasa, en promedio, el 50% de su tiempo buscando información entre todos los documentos, y luego el 15% leyéndola. Al estar informatizados, estos documentos se vuelven más fáciles y rápidamente accesibles, reduciendo el tiempo perdido en su investigación y asignando más tiempo a las operaciones reales, aquellas que realmente producen.

Menos trazabilidad y seguridad

Para los técnicos industriales, contar con documentación digital reduce el riesgo de destrucción o pérdida de información. La posibilidad de acceder a ellos desde distintos terminales en red y transportarlos a través de diversos soportes (memorias USB, discos duros externos, servidores, Cloud…) también facilita mucho su uso diario.
Además, los documentos en papel tienen un verdadero déficit en términos de trazabilidad y seguimiento. Es mucho más complicado conocer el historial de la información, su evolución y los cambios que se le han hecho que si se desmaterializa y se convierte a formato digital. Esto también se refiere al riesgo de terminar con documentación obsoleta.

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