La guía completa para la gestión de inventario

Los modelos comerciales basados ​​en productos son populares entre las aplicaciones B2B y B2C. Pero administrar todos estos productos físicos es un gran desafío. Independientemente del tamaño, el nicho o el producto de una empresa, la gestión del inventario puede volverse difícil de manejar sin las herramientas y los procesos adecuados. De hecho, los problemas de inventario cuestan a las empresas 1,1 billones de dólares al año en todo el mundo.

Los hábitos cambiantes de los consumidores y el cambio a las compras primero en el comercio electrónico han hecho que sea aún más difícil para las marcas competir. Es más importante observar cuidadosamente los márgenes hoy, porque cualquier ineficiencia puede costar millones a las marcas.

No confíe en la entrada manual de datos o en hojas de cálculo para realizar un seguimiento de su inventario. Las prácticas de gestión de inventario y los sistemas de software de gestión de inventario ayudarán a su equipo a ejecutar una operación más equilibrada y basada en datos. Aprenda cómo funciona la gestión de inventario y las técnicas de gestión de inventario y las herramientas de seguimiento que pueden renovar sus operaciones.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es el proceso que siguen las empresas para gestionar todo su inventario. Esto puede incluir las materias primas que utiliza para fabricar sus productos (como los ingredientes para las empresas alimentarias), los activos de los que depende su empresa para realizar negocios, así como los propios productos terminados. También puede incluir las piezas de repuesto y otro inventario necesario para el mantenimiento, la reparación y las operaciones (MRO).

Es fundamental administrar el inventario porque, hasta que se vende, el inventario inmoviliza el capital y el espacio de almacenamiento del almacén. Si las empresas tienen demasiado inventario en su almacén, corren el riesgo de no tener el capital necesario para operar.

Afortunadamente, la gestión de inventario brinda a las marcas más visibilidad de sus productos. Garantiza que las marcas almacenen:

• Los productos adecuados
• En el nivel correcto
• En el momento adecuado
• En las ubicaciones correctas

La gestión adecuada del inventario rastrea los productos desde el momento en que salen del fabricante hasta que un cliente los compra. La gestión de inventario supervisa cada paso del proceso, incluidos:

• Cuando las marcas compran inventario del fabricante
• Cuando los productos llegan al almacén y la marca los almacena
• Cuando el inventario se envía desde el almacén al cliente final

Hay tantas partes móviles detrás de escena con la gestión del inventario, especialmente a medida que se escala una operación. Las tendencias cambian y las cadenas de suministro también evolucionan, por lo que es importante utilizar una herramienta de gestión de inventario para mantener contentos a sus clientes.

El propósito de la administración de inventario

El objetivo principal de la gestión de inventario es doble:

1. Ayuda a las marcas a mantener suficiente inventario en stock para poder cumplir con todos los pedidos. Esto brinda a los clientes una buena experiencia y garantiza que no se quede sin inventario.
2. Ayuda a las marcas a almacenar la menor cantidad de existencias posible. Cuesta mucho dinero almacenar el inventario no vendido, por lo que esto ayuda a las marcas a minimizar la cantidad de dinero que invierten en productos no vendidos.

En última instancia, el objetivo de la gestión de inventario es maximizar las ganancias eliminando cualquier desequilibrio en su negocio.

Además de ayudar a las empresas a dominar este acto de equilibrio, la gestión de inventario también ofrece beneficios como:

• Mayor visibilidad del inventario :el 72 % de las marcas quiere visibilidad en tiempo real de su inventario. Dado que las marcas tienen un inventario de $ 1.36 por cada $ 1 en ventas, este es un problema crítico. La gestión de inventario le dice a las marcas qué inventario tienen y dónde. Es la mejor manera de obtener información crítica sobre operaciones que de otro modo serían complejas.
• Costos reducidos :Las marcas no pueden producir y almacenar productos infinitamente para siempre. La gestión de inventario reduce la responsabilidad que conlleva el transporte, el almacenamiento y la sincronización de los pedidos. De hecho, al reducir los desabastecimientos y excesos de existencias con la gestión de inventario, las marcas pueden reducir sus costos de inventario hasta en un 10 %.
• Decisiones basadas en datos :¿Qué está pasando en su negocio? El software de gestión de inventario brinda a las marcas una visión más profunda de sus operaciones. Por ejemplo, el análisis de IA puede identificar anomalías que, de lo contrario, su equipo podría pasar por alto. Dado que el espacio de almacenamiento es muy costoso, esta información puede ayudarlo a minimizar la cantidad de espacio necesario para almacenar su inventario.
• Velocidad y precisión mejoradas :46% de los almacenes dicen que el error humano es su problema número uno. La entrada manual no solo toma mucho más tiempo, sino que es una tarea que lo expone a errores:un número incorrecto puede significar un desastre para su inventario. Pero con el software y las etiquetas de gestión de inventario, las marcas pueden acelerar sus tiempos de procesamiento al tiempo que aumentan la precisión. De hecho, el etiquetado de elementos aumenta la precisión promedio del 63 % a un impresionante 95 %.
• Prevención de robos :Es una situación difícil, pero los robos ocurren a nivel del almacén. La gestión de inventario garantiza la responsabilidad en todo momento, identificando a las partes responsables y (con suerte) evitando futuros robos.
• Cumplimiento :¿Opera una empresa pública? Si es así, la SEC requiere que realice un seguimiento del inventario para cumplir con las normas. Si los niveles de su inventario son inexactos, corre el riesgo de recibir multas y medidas reglamentarias, por lo que la gestión adecuada del inventario es fundamental.
• Reconocimiento de tendencias: La demanda de productos cambiará en función de los acontecimientos actuales. La pandemia mostró que la demanda de ciertos productos, como el papel higiénico, puede dispararse repentinamente de la nada. Es difícil predecir problemas como este, pero las herramientas de administración de inventario pueden ayudarlo a detectar tendencias para satisfacer la demanda de los clientes. También puede ayudarlo a usar el inventario que tiene a mano en lugar de pedir más, lo que permite administrar aún más los costos.
• Satisfacción del cliente :Un tercio de las empresas enviaron artículos con retraso porque prometieron a los clientes productos que en realidad no estaban en stock, lo que puede dañar las relaciones con los clientes. Pero con la gestión de inventario, las empresas pueden asegurarse de tener a mano los productos que sus clientes necesitan para evitar interrupciones en el negocio.

Tipos de gestión de inventario

Si bien la gestión de inventario puede parecer sencilla, en realidad hay varios tipos diferentes de gestión de inventario. Cada negocio es diferente, por lo que la forma en que aborda la gestión y el seguimiento del inventario depende en gran medida de su modelo y productos.

Las marcas suelen caer en estos tipos de gestión de inventario:

• Múltiples ubicaciones :este tipo de gestión de inventario es para gestionar existencias en varias ubicaciones. Esto incluye administrar ubicaciones de comercio electrónico, minoristas y almacenes, todo en una sola plataforma. Con las herramientas adecuadas, las marcas pueden ver sus niveles de existencias en todas las ubicaciones.
• Manual :La gestión de inventario manual es increíblemente ineficiente y anticuada, pero sigue siendo popular entre las pequeñas empresas. Con este tipo de gestión de inventario, su equipo registra el inventario en papel y cuenta todo manualmente. Existe una alta probabilidad de error y requiere mucho tiempo, por lo que la gestión manual del inventario no es factible una vez que las marcas comienzan a escalar.
• Periódico :Con la gestión periódica del inventario, su equipo solo cuenta el inventario en determinadas épocas del año, como cada trimestre. También se puede aplicar cuando su sistema registra la información del artículo a medida que se mueve por el almacén. Las marcas utilizarán etiquetas de activos y etiquetas de código de barras para esto, que se vinculan con su sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) para que puedan realizar un seguimiento del stock, sin importar dónde se encuentre. La gestión de inventario periódica puede implicar la intervención humana para contar el inventario manualmente, pero las empresas que confían en la gestión de inventario de código de barras se benefician de la reducción del error humano.
• Perpetuo :El tipo más eficiente de gestión de inventario es perpetuo. Rara vez es necesario contar el inventario manualmente porque toda la gestión del inventario se realiza en tiempo real. Con etiquetas RFID en cada producto, las marcas pueden ver todos los datos de inventario en tiempo real, sin necesidad de contar o escanear manualmente.

9 Técnicas de gestión de inventario

La gestión de inventario hace posible administrar una empresa basada en datos con la menor ambigüedad posible. Pero el inventario físico requiere mucha gestión práctica para mantener los costos manejables y reducir los errores. Si bien los procesos adecuados son importantes, las empresas deben adoptar una o más de estas técnicas de gestión de inventario para optimizar su inventario.

1. Análisis ABC

No es posible almacenar todos sus productos al mismo nivel. Algunos inventarios tendrán una mayor demanda que otros. Es por eso que las marcas realizan análisis ABC:esto analiza su stock más y menos popular, lo que permite priorizar qué productos reordena primero. Si necesita administrar el flujo de efectivo, esta técnica es una excelente manera de enrutar los recursos a los productos que es más probable que compren los clientes.

2. Previsión de la demanda

El 61% de las marcas dice que la previsión es el mayor beneficio de la gestión de inventario. Con la previsión de la demanda, las marcas pueden utilizar la inteligencia artificial (IA) para predecir la demanda de determinados productos por parte de los clientes.

Por ejemplo, si vende loncheras escolares, puede usar IA para determinar cuándo los padres comienzan a comprar útiles escolares. A partir de ahí, es tan simple como trabajar hacia atrás para tener los artículos adecuados en stock a tiempo para las compras de regreso a clases.

3. Punto de pedido

¿Cuál es el momento adecuado para reordenar a sus proveedores? La fórmula del punto de reorden indica a las marcas el nivel mínimo de existencias que necesitan antes de que sea el momento de reordenar. Esto ayuda a las marcas a evitar realizar pedidos demasiado pronto o demasiado tarde, lo cual tiene consecuencias costosas.

4. EOQ

La cantidad económica de pedido (EOQ) es una fórmula para calcular cuánto inventario debe pedir a su proveedor. El objetivo es mantener el inventario en movimiento lo más rápido posible, para que no se quede con el inventario sin vender. Por ejemplo, si su EOQ le dice que venderá 200 unidades en una semana, puede mantener ese nivel de inventario cada semana para satisfacer la demanda. Ni más ni menos.

5. FIFO, FEFO y LIFO

Hay tres fórmulas que usan las marcas para determinar el orden en el que envían el inventario. La opción correcta depende de la naturaleza de su negocio y productos.

• FIFO :Primero en entrar, primero en salir significa que las marcas sacan primero las existencias más antiguas.
• LIFO :Último en entrar, primero en salir es cuando vende primero el inventario comprado recientemente. Esto es común para las marcas que actualizan sus productos con frecuencia y no quieren vender inventario obsoleto.
• FEFO :Primero vencido, primero en salir es similar a FIFO, pero se basa únicamente en las fechas de vencimiento.

6. Justo a tiempo

El inventario justo a tiempo (JIT) (también conocido como "fabricación ajustada") es una práctica en la que mantiene los niveles de existencias más bajos posibles antes de volver a realizar un pedido. Es muy complicado de hacer, pero con el software de gestión de inventario, JIT reduce significativamente la necesidad de almacenar inventario. JIT es más común para las marcas de comercio electrónico que ofrecen personalización, donde solo producen artículos cuando un cliente realiza un pedido.

7. Niveles PAR

Los niveles de reabastecimiento automático periódico (PAR, por sus siglas en inglés) son la cantidad mínima de inventario que las marcas mantienen en todo momento, pase lo que pase. Si alcanza su nivel de PAR, significa que es hora de reordenar. Las marcas suelen determinar su nivel de PAR al observar su volumen de ventas, así como el tiempo que tardan los productos en llegar a los estantes.

8. DIO

Días de inventario pendiente (DIO) es una fórmula que calcula el número de días que lleva vender una unidad. En otras palabras, calcula cuánto tiempo conservas un artículo antes de que se venda.

Los niveles ideales de DIO dependen de su industria. Los artículos costosos, como los muebles, pueden tener una tasa DIO más alta en promedio porque tardan más en venderse, mientras que los bienes de consumo baratos, como los refrescos, pueden tener una DIO promedio más baja. Para esta técnica de administración de inventario, deberá conocer los niveles promedio de DIO de su industria y de la competencia para comprender si está vendiendo productos lo suficientemente rápido.

9. Stock de seguridad

Cada marca necesita algún tipo de amortiguador para abordar la incertidumbre. El inventario de seguridad es el inventario que las marcas mantienen para satisfacer picos inesperados en la demanda, retrasos de los proveedores o cualquier otra incertidumbre que conlleva el funcionamiento de un negocio basado en productos. Si agota su stock actual, puede confiar en el stock de seguridad para cumplir con los pedidos mientras espera la reposición.

Tipos de etiquetas de seguimiento de inventario

Hay una variedad de tipos de etiquetas de código de barras y etiquetas de activos que se pueden usar para aplicaciones de gestión de inventario, como la gestión de inventario de almacén. A continuación, presentamos algunos de los tipos de etiquetas de inventario más utilizados.

Etiquetas y etiquetas de control de inventario

Las etiquetas y etiquetas de control de inventario incluyen una variedad de etiquetas de código de barras y etiquetas de activos diseñadas para satisfacer las necesidades de diferentes aplicaciones. Las etiquetas Foil Metalphoto®, por ejemplo, están diseñadas para durar más de 20 años, incluso en entornos exteriores hostiles, mientras que las etiquetas de poliéster premium son adecuadas para su uso en aplicaciones de interior. Las etiquetas, los adhesivos y las etiquetas de código de barras de metal industrial están hechos de aluminio anodizado fotosensible Metalphoto u otros metales duraderos, como aleación de acero inoxidable y latón, y están diseñados para soportar las duras condiciones de funcionamiento en aplicaciones industriales.

Etiquetas RFID

El 50% de las marcas confían en las etiquetas para rastrear su inventario en el almacén. Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) envían datos de forma inalámbrica sin escanear. Sin embargo, pueden presentar algunos riesgos de seguridad, ya que son vulnerables a la piratería, y también tienen un costo prohibitivo para escalar en comparación con las etiquetas de código de barras.

Etiquetas UID duraderas

Las etiquetas UID duraderas están diseñadas para cumplir con los requisitos de MIL-STD-130 para la industria de defensa, lo que permite que las operaciones de defensa mantengan un control de inventario preciso y completo. Las etiquetas UID duraderas de Camcode pueden resistir las duras condiciones exteriores para permanecer legibles durante la vida útil de sus activos.

Independientemente de los tipos de etiquetas que utilice, son una herramienta de gestión de inventario esencial para automatizar su inventario con información en tiempo real.

Software de gestión de inventario

Hay tantas partes móviles en la gestión de inventario que requiere tecnología sofisticada para mantener todo en movimiento. De hecho, ha habido un aumento del 25 % en la cantidad de marcas que usan tecnología de administración de inventario.

Dado que la demanda de soluciones de seguimiento de inventario se multiplicó por dos, está claro que las empresas basadas en productos necesitan consolidar la gestión de inventario en una sola plataforma.

Las marcas tienen tantas opciones disponibles, pero el software de administración de inventario adecuado depende de sus necesidades, configuración, tamaño y presupuesto. Para impulsar su búsqueda, considere estas plataformas de administración de inventario para optimizar sus operaciones:

• Jefe de almacén 3PL
• Activar software de inventario
• ERP en la nube de Acumatica:gestión de inventario
• AdvancePro
• Gestión de inventario de sistemas Almyta

¿Quieres más opciones? Consulte nuestra guía definitiva sobre el software de seguimiento de inventario, nuestro resumen del mejor software de gestión de inventario y nuestra lista de las principales aplicaciones de gestión de inventario para encontrar la mejor opción para su negocio.

Maestro de gestión de inventario con adecuado seguimiento de activos

No es necesario depender de recuentos de inventario manuales ni de hojas de cálculo. Las empresas basadas en productos de hoy en día operan con más incertidumbre y competencia que nunca, por eso es tan importante la gestión adecuada del inventario.

La gestión de inventario es esencial para el éxito:asegúrese de seguir las mejores prácticas de gestión de inventario para que las operaciones avancen sin problemas. Las soluciones de etiquetado de activos de Camcode potencian las marcas con etiquetas de inventario duraderas que facilitan la gestión del inventario.