Seguimiento de activos simple:hojas de cálculo, códigos de barras, lápiz y papel ... ¿Son adecuados para usted?

Existe una antigua hipótesis de que el arte mismo de escribir se inventó para documentar la compra y venta de bienes y realizar un seguimiento de las cuentas. Si bien la sociedad moderna obviamente ha ido mucho más allá de las tabletas de arcilla o la pluma y la tinta de antaño, una simple hoja de cálculo de seguimiento de activos, una solución de código de barras y / o una buena pluma y papel son todos equivalentes contemporáneos de una forma u otra.

Con el advenimiento de la escritura, una de las primeras cosas que descubrieron los comerciantes y las empresas antiguas fue que mantenerse al día con el inventario es difícil. Para sobrevivir y prosperar, necesitaban registros de ventas y, por lo tanto, nació el libro mayor.

Analizaremos algunos métodos básicos que hacen el trabajo, especialmente si recién está comenzando o tiene poco presupuesto. Sin embargo, vale la pena señalar que ninguno de estos métodos abordará directamente el seguimiento de activos al aire libre.

Lectura recomendada:[Explicación] ¿Qué es el seguimiento de activos y preguntas relacionadas?

De pluma y tinta a lápiz y papel

Aunque nuestro mundo difiere enormemente de los días de antaño, las cosas que necesitamos registrar y mantener en realidad no lo hacen.

Entonces y ahora, las empresas han seguido métodos cada vez más sofisticados para medir y administrar los envíos entrantes, materias primas e insumos, productos terminados, herramientas y equipos, y otros recursos valiosos. Pero todo vuelve a la más simple de las herramientas:lápiz y papel.

Durante siglos, este conjunto de herramientas básico ha desempeñado un papel importante en el control de activos e inventarios para empresas de todo tipo y tamaño, desde las casas comerciales de Venecia y Hamburgo hasta las operaciones de fabricación de la era industrial. De hecho, fue la única opción disponible hasta que surgió la automatización de datos.

Las empresas pueden escribir los resultados, pero el recuento se realiza de forma manual. Asimismo, este método fue más que suficiente a la hora de controlar los recursos utilizados para la construcción de todo tipo y tamaño de bienes de capital.

Aunque normalmente no pensamos en el lápiz y el papel como una tecnología, lo es por definición, dada su aplicación práctica para rastrear el inventario, con la ayuda de empleados diligentes capacitados para monitorear y registrar con precisión cada transacción.

Pero en su mayor parte, el método de lápiz y papel no solo requiere mucho tiempo y es difícil de escalar, sino que también es propenso a errores simples. Dada la increíble velocidad a la que se hacen las cosas en estos días, los registros en papel simplemente no pueden mantenerse al día. Por ejemplo, una casa de 650 pies cuadrados se puede imprimir en 3D en 24 horas.

Además, el seguimiento de activos de papel y lápiz se vuelve cada vez más difícil de manejar a mayor escala. Ciertamente, es posible contar la cantidad de artículos en una pequeña tienda de comestibles, pero ¿qué pasa con cinco pequeñas tiendas de comestibles, o 50 o 1,000?

¿Y un almacén para una planta de fabricación industrial, que recibe piezas y materiales todos los días? mantiene un inventario de ellos para las necesidades de fabricación previstas; y también está enviando envíos a la planta a diario?

Podrías usar lápiz y papel, pero luego tendrías que cotejar todos los pormenores a diario, mientras verificas dos y tres veces los números para asegurarte de que sean correctos. No hace falta decir que, en el entorno empresarial actual, los problemas de escala, integridad de los datos, precisión en tiempo real y distancia se volverían abrumadores al instante.

Por lo tanto, la eficiencia ha "escrito" en gran medida este método hasta que no exista.

¿Qué viene después? Seguimiento de activos de códigos de barras

El próximo gran sistema de gestión de inventario de activos se lanzó en las tiendas de comestibles, ya que hicieron la transición de lápiz y papel a una solución de código de barras.

Lo crea o no, los códigos de barras se inventaron en 1949. Los primeros códigos de barras 1D eran una combinación de líneas finas y gruesas que representaban números que un escáner visual podía interpretar. Y, al principio, estos sellos de seguimiento eran redondos. Aquí hay un fragmento de la solicitud de patente original.

A pesar de los desafíos del lápiz y el papel, solo las tiendas de comestibles tardaron más de 20 años en adoptar códigos de barras. Pero no pasó mucho tiempo antes de que se volvieran omnipresentes en el panorama de la fabricación de comestibles, como la primera forma de tecnología de identificación de activos automatizada.

Una vez establecidos, los sistemas de inventario de códigos de barras se abrieron paso rápidamente en la corriente principal de fabricación, logística, almacenamiento y venta minorista. Combinado con la capacidad de almacenar datos sobre activos en archivos accesibles por computadora, los códigos de barras eran muy superiores al lápiz y el papel en cuanto a escalabilidad, eficiencia y precisión.

Los trabajadores ya no necesitaban conocer todos y cada uno de los elementos de vista. Es más, a diferencia del método de lápiz y papel, los códigos de barras evitan las fallas involuntarias de errores humanos, como errores de recuento o transcripción. Y se pueden colocar fácilmente en cualquier lugar que necesite un número de identificación.

Luego vino el activo y Hoja de cálculo de seguimiento de equipos

Con la introducción de hojas de cálculo más sofisticadas e Internet, los datos creados mediante códigos de barras para la gestión de inventario y el seguimiento de activos permiten la ubicación de activos y existencias en tiempo real.

Si los artículos se escanean cuando entran y salen del sistema de inventario, los códigos de barras pueden proporcionar información de seguimiento precisa y oportuna. Además, los códigos de barras se han vuelto más avanzados con el tiempo, transformándose de su configuración original de líneas a los códigos QR de hoy, capaces de transmitir cientos de veces más información.

Cada paquete entregado por UPS o FedEx tiene una versión del código de barras que se utiliza para marcar su transición de una etapa del proceso de entrega a otra. Cada una de estas acciones se ingresa en una base de datos, que luego se puede ver como una hoja de cálculo de seguimiento de activos.

Estas hojas de cálculo se pueden actualizar en tiempo real con todas las entradas nuevas y, si se almacenan en línea, cualquiera puede ver los datos más recientes del sistema desde cualquier lugar. Y como nota al margen, si está utilizando hojas de cálculo, eso lo coloca en la Etapa 2 de la transformación digital en el espectro de administración de activos de IoT.

Donde los bolígrafos revolucionaron las plumas (y finalmente las dejaron obsoletas), las hojas de cálculo están muy anticuadas a los libros de contabilidad tradicionales para empresas con poco o ningún presupuesto. Los beneficios del seguimiento de activos en este escenario son:

1. Seguimiento de activos gratuito

Casi todo el mundo tiene una computadora, y casi todas las computadoras tienen acceso a aplicaciones de hojas de cálculo gratuitas o de bajo costo, como OpenOffice, Google Sheets u Office 365. Por lo tanto, siempre que pueda escribir con relativa precisión, el seguimiento de activos gratuito es posible con hojas de cálculo.

2. Visualizaciones súper rápidas y otras matemáticas

Las hojas de cálculo son realmente buenas para hacer y mostrar gráficamente incluso los cálculos más complicados. De hecho, hay toneladas de cosas ingeniosas que puede hacer con una hoja de cálculo, como registrar los pedidos de un artículo en particular a lo largo del tiempo.

Con una planificación cuidadosa y una de las herramientas de hoja de cálculo cada vez más sofisticadas de la actualidad, puede contar y capturar rápidamente la cantidad justa de datos valiosos mediante funciones de visualización completas y confiables (también conocidas como tablas y gráficos) para mostrar tendencias y patrones.

3. Integraciones básicas

También puede integrar esos cuadros y gráficos en otras aplicaciones o utilizar aplicaciones de terceros para hacer más con sus datos. Por ejemplo, podría desarrollar un sistema para enviar una notificación cuando se agrega una nueva fila a su hoja de cálculo.

Y si utiliza un escáner para el seguimiento de activos fijos, puede extraer datos de identificación básicos sobre sus activos directamente en su hoja de cálculo.

Naturalmente, el siguiente paso evolutivo con hojas de cálculo, códigos de barras y códigos QR es la capacidad de correlacionar la ubicación del dispositivo de lectura con la fecha y hora de la última entrada de un activo en la hoja de cálculo.

Por ejemplo, los teléfonos inteligentes son buenos para escanear códigos QR, dado que el dispositivo de lectura puede registrar la ubicación del activo en ese momento exacto, mejorando así la riqueza de los datos de seguimiento de activos. Por lo tanto, no solo sabe que un activo ha entrado o salido de una instalación, también sabe dónde y cuándo se llevó a cabo esta transacción.

Por supuesto, como el lápiz y el papel, los dispositivos de escaneo, ya sean de mano o instalados, son propensos a errores humanos. Tanto los clientes como los empleados pueden omitir involuntariamente los escaneos, perderlos, olvidarse de escanear o escanear más de una vez. La entrada de datos dirigida por humanos es susceptible de error con cada paso manual sucesivo en el inventario y el proceso de entrada de datos; y toda transferencia de activos desde el envío hasta la recepción, o de una empresa a otra.

Por el contrario, cada avance en la tecnología de automatización y seguimiento de activos se ha diseñado con el objetivo de reducir los errores, acelerar la creación de datos y lograr la entrada y el procesamiento de datos en tiempo real. Las soluciones de seguimiento de activos de vanguardia combinan el acceso a los datos y el análisis para lograr el siguiente gran paso hacia la recopilación y retención de datos sin errores.

Estas tecnologías permiten determinar la identidad de los propios activos, así como su ubicación y condición, sin la ayuda de máquinas como un lector de código de barras fijo. También eliminan la necesidad de recopilar datos manualmente con un escáner de código de barras o un teléfono inteligente.

En cambio, los activos se monitorean con una etiqueta de seguimiento de activos y los datos de ubicación se generan automáticamente sin ninguna acción humana adicional. Hay innumerables opciones de etiquetas disponibles, que se diferencian por el costo y / o la aplicación.

Una vez que una empresa alcanza ese umbral en tiempo real, los datos y análisis subyacentes (informes POS, velocidad de ventas, niveles y umbrales de inventario, activación automatizada de pedidos de existencias, etc.) mejoran drásticamente la eficiencia y reducen los costos.

Sin duda, el universo de las tecnologías de control de inventario continúa evolucionando, con una variedad de selecciones, que van desde aplicaciones de hojas de cálculo de seguimiento de activos y códigos de barras, hasta un sofisticado software de seguimiento de activos en tiempo real, hasta ese viejo bolígrafo y papel de reserva.

Y las necesidades de cada empresa son diferentes, dependiendo totalmente del valor que requiere y los recursos que tiene disponibles, ya sean humanos o financieros.

Por lo tanto, si tiene preguntas sobre qué tecnología es adecuada para usted, escríbanos.