3 factores esenciales para gestionar empleados remotos de forma efectiva

La crisis del COVID-19 ha obligado a muchas empresas a gestionar fuerzas de trabajo remotas. Gigantes como Google y Facebook han determinado que sus empleados no volverán a la oficina a tiempo completo hasta 2021. Las empresas más pequeñas están evaluando trabajadores esenciales versus aquellos que pueden trabajar desde casa. El panorama de la fuerza laboral está cambiando inevitablemente, y empleadores y empleados deben hacerlo también si quieren mantenerse relevantes.

En una encuesta reciente de Gartner, se reveló que el 42% de los encuestados esperaba que entre el 10% y el 20% de sus empleados se convirtieran en trabajadores remotos permanentes. Aquí hay tres cosas principales que los empleadores deben considerar al pensar en una estrategia de trabajo remoto a largo plazo.

Seguridad de los datos

Los empleadores deben determinar cómo mantener salvaguardas contra filtraciones de datos, robo de propiedad intelectual y violaciones de datos. Ya sea una empresa más pequeña o más grande, es esencial revisar y discutir la política de la empresa sobre cómo se tratarán los datos al trabajar desde casa. Cosas como impresión y destrucción de archivos, cifrado de documentos y el uso de software basado en la nube deben evaluarse.

Productividad

Los trabajadores remotos pueden ser más productivos que los de oficina. Sin embargo, medir su efectividad puede ser una tarea difícil. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son excelentes herramientas para determinar la efectividad del rol de una persona. También permiten a los gerentes medir el rendimiento de una persona contra otra objetivamente. Definir KPIs es un asunto razonablemente sencillo cuando una empresa o departamento tiene objetivos claros.

Trabajar desde casa también requiere que los empleadores piensen en el uso de equipo de la empresa. Tradicionalmente, los empleadores pagan por computadoras, teléfonos, auriculares, acceso a internet e impresoras. En un entorno de oficina, es más fácil resolver problemas de TI y tener equipo alternativo disponible. ¿Qué pasa cuando las computadoras u otro equipo fallan para quienes trabajan desde casa? ¿El departamento de TI irá al hogar del individuo a arreglar problemas de computadora e impresora? ¿Habrá compensación por uso adicional de internet, o se verá como un costo del empleado, ya que ya no tienen gastos de desplazamiento, estacionamiento y gasolina?

Comunidad

Los problemas de comunidad y conexión plantean probablemente el mayor desafío al trabajar con un equipo remoto. Afortunadamente, hay muchas herramientas para mantenerse comprometido y conectado: Zoom, Skype, Google Hangouts para video. Slack y Skype para mensajería instantánea. Basecamp, Trello, Asana y Process Street para gestión de proyectos. Sin embargo, no hay sustituto para conectar con su equipo regularmente.

Reuniones semanales y reuniones diarias breves ayudan a asegurar que todos reman en la misma dirección. Tener KPIs claros permite a los trabajadores remotos sentirse más satisfechos con sus roles, sabiendo que están contribuyendo a los objetivos de la empresa.

Aquí hay algunas ideas para conectar:

• Tener un tema para reuniones de Zoom. Por ejemplo, un cliente tuvo una reunión de Zoom con tema hawaiano donde todos aparecieron con camisas florales.
• Incluir un canal "café virtual" en Slack, donde la gente pueda ponerse al día.
• Tener horarios de descanso específicos donde la gente pueda conectarse para charlar.

Reimaginar la fuerza laboral con una mezcla de trabajadores en oficina y remotos debe ser parte del plan estratégico. La mayoría de los trabajadores que tradicionalmente han estado basados en oficinas prefieren tener al menos la opción de trabajar remotamente parte del tiempo. Ahora es un buen momento para estrategizar y poner en marcha las políticas y procedimientos para salvaguardar el negocio, mientras se permite a los trabajadores la flexibilidad para contribuir.

Anne Lackey es cofundadora de HireSmart Virtual Assistants.