50 consejos esenciales sobre el seguimiento de equipos que debe conocer

Ahora más que nunca, las empresas tienen el poder de rastrear sus equipos de manera eficiente y, en ocasiones, con solo una pequeña inversión inicial. Dicho esto, actualmente hay mucha competencia en el mercado, lo que puede dificultar las selecciones, particularmente en términos de procesos, software y equipos de seguimiento especializados. Afortunadamente, Internet está repleto de recursos expertos que ayudan a enfocar esta tarea vertiginosa. Para ayudar a reducir la grasa, hemos compilado una lista de 50 consejos de seguimiento de equipos, incluidos trucos organizativos, implementación de procesos y mejores prácticas de mantenimiento y reparación. A continuación, encontrará citas directamente de estos recursos de expertos, convenientemente organizadas por categoría.

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• Mejores tácticas organizacionales para equipos
• Software de seguimiento de activos y mejores prácticas de selección de etiquetas
• Cómo implementar un programa de seguimiento de equipos
• Registro de mantenimiento y reparaciones
• Cómo promover la importancia del seguimiento de equipos entre los empleados

Mejores tácticas organizacionales para equipos

1. Antes de hacer nada, compile una lista de inventario de equipos actualizada. “¿Sabes exactamente qué equipo hay en tu inventario? Es posible que tenga una idea, aunque creemos que el valor combinado de todo su equipo de apoyo es probablemente más alto de lo que esperaba. Incluso si tienes una visión general, ¿es un ser vivo? Una lista del equipo en su inventario de hace un año vale menos que el papel en el que está impresa”. – Henri Van Bost, 8 consejos para una gestión eficaz del inventario de equipos , Guardarropa; Twitter:@cheqroom

2. Piense más allá del seguimiento manual de equipos organizativos. “La percepción común de que los métodos manuales de seguimiento de inventario son una apuesta segura está perjudicando a las empresas. Claro, son asequibles y han existido desde la administración Reagan, pero también han demostrado ser una responsabilidad financiera y operativa para la gestión de equipos”. – La forma definitiva de rastrear herramientas y equipos de construcción , ASAP Sistemas; Twitter:@ASAP_Systems

3. Organice su espacio para que el equipo se pueda ubicar de manera eficiente. “Antes de colocar cualquier cosa en el almacén, etiquételo todo:estanterías, estantes, muelles, todo. Las soluciones de etiquetas para almacenes están diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades únicas del almacén y ofrecen opciones personalizadas que van desde etiquetas retrorreflectantes de largo alcance hasta etiquetas para almacenamiento en frío, letreros colgantes para almacenes, etiquetas para estantes de varios niveles y letreros para puertas y muelles para exteriores que pueden soportar las elementos. Al elegir la solución de etiquetas adecuada, su almacén será más fácil de navegar, la recolección y el empaque se simplificarán y la eficiencia organizacional obtendrá un impulso general”. – Shelly Stazzone, Cómo organizar un almacén:una guía paso a paso para una organización eficiente del almacén , Código de video; Twitter:@Camcode

4. Cree un proceso de gestión y seguimiento de equipos que ayudará a su operación a cumplir sus objetivos. “Según el Departamento de Transporte de EE. UU., el primer paso en un proceso de gestión de activos físicos es establecer políticas organizacionales, incluidos objetivos estratégicos y presupuestos. Esto ayuda a determinar los requisitos futuros de una empresa. El segundo paso consiste en recopilar y analizar el inventario y el rendimiento de los activos actuales. La diferencia entre dónde quiere estar la empresa y dónde está hoy es la brecha de activos estratégicos de la empresa, que indica dónde necesita mejorar la empresa. El tercer paso consiste en evaluar alternativas para cerrar estas brechas. El paso final involucra el monitoreo continuo del desempeño de los activos y el reajuste de la combinación de activos según sea necesario”. – Chirantan Basu, Función organizadora de la gestión de activos físicos , Crono; Twitter:@houstonchron

5. Tome decisiones organizacionales fuertes que se toman para quedarse. “Traducir un conjunto de prioridades de fabricación en un conjunto adecuado de plantas, personas y políticas requiere recursos, tiempo y perseverancia de gestión. Como mencionamos anteriormente, la mayor parte de los activos de la mayoría de las empresas (capital, humanos y gerenciales) se encuentran en la fabricación. Además, estos activos tienden a ser masivos, altamente interrelacionados y duraderos, en comparación con el marketing y la mayoría de los activos financieros. Como resultado, es difícil redirigirlos y el "ajuste fino" es casi imposible. Una vez que se realiza un cambio, su impacto se siente en todo el sistema y no se puede deshacer fácilmente”. – Robert H. Hayes y Roger W. Schmenner, ¿Cómo debe organizar la fabricación? , Harvard Business Review; Twitter:@HarvardBiz

6. Decida un proceso organizacional visual que sea simple de implementar y comprender. “ Hay una serie de métodos existentes para organizar las herramientas. Podría ser por tipo de herramienta, por tipo de trabajo (suponiendo que esta diferenciación se pueda hacer fácilmente) o incluso en orden alfabético si tiene una selección particularmente grande. Se pueden almacenar diferentes categorías en diferentes áreas, lo que permite una fácil ubicación”. – Moira Van Den Akker, Maneras sencillas de administrar su inventario de cunas de herramientas , Construibles; Twitter:@TrimbleMEP

7. Identifique y elimine sus “activos fantasmas”. “Un activo 'fantasma' es una propiedad que se pierde, es robada o no se puede usar, pero que aún figura como un activo fijo activo en el sistema... Los activos fantasma que no se identifican pueden provocar una pérdida de productividad porque los activos faltantes o inutilizables no están disponibles cuando se necesitan. . Los presupuestos de capital se vuelven inadecuados porque la gerencia no está al tanto de los activos críticos que necesitan ser reemplazados”. – Mejores prácticas para administradores de activos fijos , software sabio; Twitter:@SageNAmerica

Software de seguimiento de activos y mejores prácticas de selección de etiquetas

8. Antes de seleccionar su software, primero considere sus opciones. “Los administradores de activos fijos pueden implementar las mejores prácticas seleccionando el sistema de seguimiento de activos adecuado para sus organizaciones. Entre las herramientas a considerar para el control total del ciclo de vida de los activos se encuentran el software de contabilidad de activos fijos, las soluciones de inventario, los informes personalizados y las soluciones de contabilidad de proyectos. Al evaluar las soluciones de software, se debe prestar especial atención a la integración entre las aplicaciones de activos fijos, así como con otras soluciones financieras, como el libro mayor, para ahorrar tiempo adicional y eliminar la posibilidad de errores de reingreso de datos”. – Beneficios de implementar una solución de activos fijos que incluye códigos de barras y escaneo , TIWeb; Twitter:@ITWeb

9. Determinar el equipo que necesita etiquetado con fines de seguimiento. “Casi cualquier tipo de equipo se puede etiquetar, y las etiquetas están hechas de varios tipos de materiales para que puedan soportar el entorno en el que se utiliza su equipo. Las etiquetas de activos generalmente contienen un código de barras que permite que a cada equipo se le asigne un número de identificación único para ayudarlo a identificar fácilmente su ubicación, acceder a los programas de mantenimiento, determinar el estado del equipo y más simplemente escaneando la etiqueta permanente del equipo. El uso de etiquetas de activos también reduce el riesgo de perder equipos por error humano o robo”. – Shelly Stazzone, Mejores prácticas de seguimiento de equipos:etiquetas de activos y software, programación de mantenimiento y más , Código de video; Twitter:@Camcode

10. Tenga en cuenta sus inversiones actuales en seguimiento de equipos. “Es crucial que seleccione un sistema que sea compatible con sus tecnologías existentes; por ejemplo, algunas solo funcionan en ciertos dispositivos o sistemas operativos. Debe observar sus sistemas actuales y evaluar si el sistema de gestión de pedidos en línea puede integrarse con ellos”. – Jodie Green, Cómo seleccionar el sistema de gestión de inventario en línea adecuado , flexibilizar; Twitter:@fleximize

11. Determine el equipo adicional que se necesitará para rastrear sus activos. “Hay muchas formas diferentes de realizar un seguimiento del inventario, por lo que es importante saber qué método utilizará. Puede realizar un seguimiento de las existencias mediante códigos de barras, serialización, etiquetas RFID, control de lotes y preparación de kits. No solo hay muchos métodos, sino que algunos funcionarán mejor con procesos de inventario particulares. Es por eso que debe decidir sobre un método antes de comenzar su búsqueda de un sistema de inventario. No todos los sistemas tienen la capacidad de usar todo el seguimiento, especialmente en los mercados de oficinas medianas y pequeñas. Obligar a sus procesos de inventario a adaptarse a un sistema puede ser problemático y costoso. Para evitar esto, defina qué método de seguimiento funcionará mejor antes de comenzar su búsqueda.

“Dependiendo de su elección, es posible que deba comprar el hardware y los escáneres. Desea asegurarse de que los escáneres que elija se puedan utilizar con su sistema. Si selecciona sus escáneres después de su sistema, es posible que no sean compatibles. O bien, los escáneres que son compatibles pueden no ser adecuados para sus necesidades. Como puede ver, es importante tomar estas decisiones antes de comenzar su búsqueda”. – 5 consejos para seleccionar el sistema de gestión de inventario adecuado , Araña Clara; Twitter:@clearspider

12. Asegúrese de que, como mínimo, el software de seguimiento de su equipo incluya estas características. “…debes marcar las que definitivamente necesitas, así como las que puedas necesitar en el futuro y olvidarte de las características irrelevantes. También vale la pena señalar que su software de punto de venta puede tener todas las funciones de administración de inventario que necesita ya integradas, así que asegúrese de no duplicar su software.

• Eje central: Asegúrese de que su software actuará como un "centro central" entre todos los puntos de compra, incluidas las tiendas en línea y varias ubicaciones físicas.
• Datos en tiempo real: Esto es especialmente importante si tiene varias tiendas o administra varios almacenes.
• Usabilidad: Debe probar todo el software de forma gratuita y asegurarse de que sus empleados se sientan cómodos usándolo antes de comprarlo. Esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo.
• Seguridad: Sus datos deben tener una copia de seguridad en línea en la nube y no almacenarse localmente.
• Soporte técnico y formación: Debe preguntarle a su proveedor si se incluyen la implementación, el soporte y la capacitación. Esto puede ser un gran costo adicional si no lo es.
• Integración de hardware: ¿Funcionará el software con su computadora, sistema operativo y lectores de códigos de barras/RFID existentes?”

– Amanda Layton, profesional de marketing digital en PrognoStore, La guía definitiva para elegir software de gestión de inventario , El Blog PrognoStore; Twitter:@PrognoStore

13. Utilice un número de identificación único para cada equipo. “Es importante tener en cuenta que debe evitar usar el número de serie del equipo al crear una etiqueta de propiedad o una etiqueta de código de barras. Los números de serie pueden duplicarse y los usuarios se confundirán cuando sea imposible diferenciar dos activos en un sistema de seguimiento de activos. La solución es utilizar un número de identificación único para cada pieza de equipo para que no tenga números idénticos. Mantendrá la integridad de sus datos y tendrá información completa y precisa del equipo en tiempo real cuando opte por usar un número de identificación único para su equipo”. – Shelly Stazzone, Mejores prácticas de seguimiento de equipos:etiquetas de activos y software, programación de mantenimiento y más , Código de video; Twitter:@camcode

14. Antes de comprar un sistema de gestión de activos, solicite una demostración gratuita. “Verifique si la empresa proporciona una prueba o demostración gratuita. Solicítelo e intente obtener la demostración en las mismas condiciones (configuración de hardware y software idéntica a la que usará en su organización).” – Mungara Chinratan, 6 consejos para elegir el software de gestión de activos adecuado, sector del aprendizaje electrónico; Twitter:@elearningindustry

15. Busque características fáciles de registro/salida. “Una función de registro de entrada/salida fácil de usar puede mejorar en gran medida la precisión y reducir el tiempo dedicado a pasar y recibir activos. Busque un software que complete automáticamente los campos para el registro de entrada/salida con una función de "búsqueda rápida" que busca en su base de datos por etiqueta de activo, activo, proveedor, cliente o empleado. Algunas ofertas de software le permiten usar una sola transacción al registrar/retirar múltiples activos a múltiples asignados:un gran beneficio para almacenes de herramientas, escuelas y unidades de respuesta de emergencia con una gran cantidad de activos que se deben registrar/retirar regularmente a múltiples usuarios.” – Brian Sutter, 14 aspectos a tener en cuenta al elegir un software de gestión de activos para su empresa , Business2Community; Twitter:@b2community

16. Determine qué piezas de equipo necesitan etiquetas de activos. "Responder las siguientes preguntas puede ubicarlo en un camino bien definido para etiquetar sus activos:

1. ¿Qué herramientas tienen un mayor riesgo de robo o extravío?
2. ¿Qué recursos se utilizan más?
3. ¿Existe la posibilidad de que los instrumentos se muevan entre departamentos?

“Una vez que haya enumerado todos los activos que se incluyen en los criterios, puede comprender mejor qué elementos debe etiquetar. Esto podría, por ejemplo, incluir dispositivos portátiles que se pueden perder fácilmente en diferentes ubicaciones o artículos que tienen una gran demanda. Los equipos etiquetados con más frecuencia incluyen computadoras portátiles, teléfonos inteligentes e impresoras. Dependiendo del tamaño de la empresa, estos artículos pueden ser inversiones de capital costosas que no son fácilmente reemplazables. Además del valor monetario, las computadoras portátiles y los discos duros a menudo contienen información confidencial a la que el personal no autorizado no debe acceder a ningún costo. Por esta misma razón, se vuelve crucial etiquetar cualquier activo que deba protegerse y rastrearse durante su utilización”. – Prácticas recomendadas para el etiquetado de activos:una guía para etiquetar activos comerciales , Inventario de Oficina EZ; Twitter:@officeinventory

17. En caso de duda, elija el código de barras. “Los números de serie a menudo se duplican, dañan o no están disponibles durante el proceso de inventario. El formato del número de serie varía mucho según el fabricante, lo que no es propicio para un identificador de clave de base de datos. La recopilación de números de serie es propensa a errores e interpretaciones humanas. Los números de serie suelen tener caracteres especiales no alfabéticos o no numéricos (#, -, %).

“Si bien el número de serie es un punto de datos clave para todos los activos, no debe usarse como el punto de datos estándar para fines de seguimiento e informes de forma aislada. El código de barras es la ruta preferida. Esto permite un identificador clave consistente para todos los activos en un formato estándar. La codificación de barras también permite un inventario más controlado. Las etiquetas se pueden rastrear y los activos se pueden confirmar visualmente, además de capturarse dentro del inventario”. – David Foxen, Guía rápida para el seguimiento de activos de hardware , La Revista ITAM; Twitter:@itamreview

18. Conozca los beneficios de usar sistemas de seguimiento para equipos pesados. “Equipo pesado que le permite saber dónde está, cuándo regresará, cuánto combustible usa y ¿cuándo es hora de ir al médico? ¿Sin mencionar la contribución a los informes y la realización de entregas in situ sin tener que tomar un descanso para tomar café? Además de reducir el tiempo que ahora dedica el personal a la coordinación y la recopilación de datos, este equipo "inteligente" también puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones sobre los clientes objetivo y los horarios de trabajo, lo que significa no solo ahorro de tiempo, sino también más ganancias. Continúan algunas disputas telemáticas propietarias entre los fabricantes, por lo que todavía no existe el acceso total a todos los datos de los equipos, pero los gerentes deben prepararse para un escenario de sitio en un futuro cercano donde una gran parte del trabajo lo realizan máquinas que antes eran "tontas". – Cómo el seguimiento de equipos de alta tecnología está cambiando la construcción , Raken; Twitter:@RakenApp

19. Haga que su equipo sea menos susceptible al robo. “ Tenga el nombre y la dirección de su empresa inscritos en su equipo y herramientas. Si lo hace, permitirá la identificación adecuada de su equipo y también disuadirá a los ladrones de robar su equipo. Si su equipo está inscrito, es identificable, lo que lo hace menos deseable”. – Cómo combatir el robo de equipos de construcción , LiveViewGPS; Twitter:@latracker

20. Seguimiento de las herramientas que reparan su equipo. “Los datos de seguimiento de herramientas eficientes se acumularán con el tiempo, y los gerentes pueden identificar qué empleados pueden necesitar más capacitación o están haciendo un mal uso del equipo. Prusha dice que el seguimiento de herramientas es una prioridad en la fabricación, donde se utilizan herramientas específicas para reparar activos en toda una línea de producción. Por el contrario, los administradores de las instalaciones pueden pasar por alto este proceso con mayor frecuencia, ya que tienden a utilizar equipos no específicos, como cortadoras de césped, cepillos o taladros. Para organizaciones de cualquier tamaño, el seguimiento de las herramientas que son más críticas para las tareas diarias proporciona una mayor supervisión”. – Brock Prusha, analista sénior de sistemas para el proveedor de CMMS MAPCON, según le dijo a Taylor Short, Gestión de herramientas con un CMMS:beneficios y mejores prácticas , Asesoramiento sobre software; Twitter:@softwareadvice

21. Ejecute informes periódicos de utilización de activos para un seguimiento más concentrado. “La ejecución exitosa de las operaciones comerciales diarias solo es posible a través de una sólida gestión de activos. Para garantizar actividades laborales fluidas, es crucial anotar el consumo de activos. Esto se puede hacer generando un informe de utilización de activos que utilice el historial de uso de seguimiento y los registros de entrada y salida. Ayuda a las empresas a establecer umbrales de suministro de inventario y rotar equipos para una mayor longevidad si es necesario.

“Lo que es más importante, el seguimiento del consumo a través de informes de utilización le permite automatizar las adquisiciones. Esto asegura que no enfrente retrasos debido a la escasez. El seguimiento de las tendencias de adquisiciones mes a mes mediante informes como estos puede reducir considerablemente los gastos generales administrativos de su empresa”. – Momina Sohail, Los informes de seguimiento de activos más cruciales que debería ejecutar , Asesoramiento Tecnológico; Twitter:@Technology_Adv

22. Asegúrese de que su software de seguimiento de equipos sea lo suficientemente flexible como para hacer importantes distinciones categóricas. “Debe poder realizar un seguimiento de las cosas que no posee junto con las que sí tiene e informar sobre la utilización comparativa. Esos datos son muy útiles para ayudarlo a decidir si vale la pena agregar artículos adicionales a su propia flota”. – Software de seguimiento de activos:mejores prácticas para la gestión de equipos , Wynne; Twitter:@wynnesystems

23. Aumente la cultura de responsabilidad de su empresa. “El seguimiento de activos agrega un mayor nivel de responsabilidad a cualquier empresa. Cuando los gerentes pueden mantener registros detallados de cuándo se usan ciertos activos y quién los usó, obtiene nueva información que puede usarse para resolver problemas preexistentes. Por ejemplo, puede enterarse de que está perdiendo productos en el Almacén A con regularidad. Después de investigar el asunto, descubre que cada vez que se envía el nuevo selector a esa ubicación, falta algo.

“Sin el seguimiento de activos, es posible que nunca haya notado que esto estaba sucediendo. El aumento de la responsabilidad general de su sistema también desalienta el maltrato de los activos por parte de los empleados. Cuando los empleados saben que son responsables de los activos, los cuidan mejor”. – Dominique Robinson, Cómo saber si su empresa necesita un software de seguimiento de activos , SkuVault; Twitter:@SkuVault

24. Seleccione un sistema basado en la nube para el seguimiento de equipos sobre la marcha. “Las soluciones de software basadas en la nube complementan las funciones de automatización al brindar a los equipos más flexibilidad sobre cuándo y cómo completan su trabajo. En lugar de un sistema local o en dispositivos, una plataforma basada en la nube garantiza que los miembros del equipo puedan registrar y actualizar datos en cualquier momento y en cualquier lugar. Además, los sistemas alojados en la nube permiten que los equipos colaboren en tiempo real, en lugar de esperar a que se envíe la última versión. Finalmente, encuentre una mayor precisión con los programas en la nube y asegúrese de que solo haya un registro de la verdad”. – Gestión de inventario 101:del inventario simple a la gestión basada en la nube , Hoja inteligente; Twitter:@smartsheet

Cómo implementar un programa de seguimiento de equipos

25. Obtenga más del seguimiento de su equipo mediante la fusión de sistemas. “Las alternativas de software para administrar su sistema de inventario van desde descargas de software gratuitas a través de soluciones de hojas de cálculo que usted mismo desarrolla, hasta administradores de inventario comerciales independientes y basados ​​en la nube. Incluso puede tener un software personalizado diseñado expresamente para su negocio. Si desea incorporar software de inventario con paquetes de contabilidad, sus opciones se reducirán, aunque algunos paquetes de contabilidad tienen funciones básicas de inventario incorporadas, por lo que es posible que ya tenga la capacidad del software de inventario. Verifique que el paquete de software que está considerando pueda manejar suficientes artículos de inventario para satisfacer sus necesidades”. – Scott Shpak, Cómo implementar un sistema de inventario para una empresa manufacturera , Centro de Arizona; Twitter:@azcentral

26. Tras la implementación, decidir sobre un sistema de unidades unificadas. “Las unidades de medida, cosas como 'piezas', 'ea', 'lbs', 'bolsas', etc. dan significado a las cantidades y pertenecen a su propio lugar separado, fuera de las descripciones y los campos numéricos de cantidad. El uso de unidades de medida consistentes y bien creadas hará que los niveles de existencias, las cantidades de envío y las cantidades de pedido sean más fáciles de entender”. – Conceptos básicos de inventario:gestión de inventario , Claramente Inventario; Twitter:@clearinventory

27. Seleccione las soluciones de escaneo más compatibles con dispositivos móviles. “Ya sea que esté trabajando en un entorno de ritmo acelerado, al aire libre o en un gran almacén, tener un escáner de código de barras resistente es esencial para su éxito. Las principales diferencias entre los escáneres estándar y los robustos es que los primeros están construidos con sellos completos para protegerlos contra el polvo y la humedad. También tienen agarres antideslizantes y, a menudo, tienen resistencia a caídas de cuatro a seis pies”. – Mejores prácticas de gestión de inventario , ASAP Sistemas; Twitter:@ASAP_Systems

28. Prepárese para el peor de los casos antes de Implementación de software. “Haga una copia de seguridad de todos sus datos y almacene la copia de seguridad en un lugar seguro. Esta será su copia de emergencia de la información en el improbable caso de que algo salga mal”. – Cómo prepararse para la implementación del software de gestión de inventario:minimizar la interrupción , Zenventory; Twitter:@zenventory

29. Integre opciones de auditoría sencillas en su integración de software. “Los auditores no deberían tener que atravesar un océano de papeleo o trasladarse de un lugar a otro. Con un sistema de gestión de inventario, tienen toda la información que necesitan al alcance de la mano. Ya sea en una computadora o en un dispositivo móvil, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar. Este software también debería ayudarlo a mantener el control del inventario”:Los entresijos de los sistemas de gestión de inventario , SelectHub; Twitter:@SelectHub

Registro de mantenimiento y reparaciones

30. Utilice su sistema de seguimiento de equipos para realizar un seguimiento de las reparaciones. “Hacer un seguimiento de las reparaciones es esencial para identificar equipos con fallas crónicas u operadores abusivos. Una simple hoja de cálculo puede ser suficiente, aunque una aplicación de seguimiento de activos especializada y sofisticada puede controlar el trabajo en el taller, la propiedad, los programas de mantenimiento, las actualizaciones de programación, las comprobaciones de inventario, la instalación y el mantenimiento estructural. Puede configurarlo para informes de gestión de activos y hacer que los departamentos sean responsables de sus activos y controlen el acceso”. – Seguimiento de activos , P25 Mejores Prácticas; Twitter:@TaitRadio

31. Utilice su sistema para diseñar un programa de mantenimiento. “Businesses gain a massive return on investment with a quality fixed asset system that can calculate periodic depreciation (using a variety of methods, including straight-line depreciation and double declining balance), identify the need for preventative maintenance in order to extend the fixed asset’s lifespan, and a check-in-and-out process to monitor who had the asset in their possession last, where they had it and for what reason, preventing asset loss due to theft, forgetfulness or incompetence.” – Jay Schofield, What You Need to Know:Fixed Asset or Inventory Management , System ID; Twitter:@systemid

32. Use your equipment tracking tool to follow up on depreciation. “Usually, you don’t report the entire cost of a fixed asset in one year. Instead, you depreciate the expense to account for the asset’s declining value over time. You report portions of the total cost over a fixed number of years. You need to track each fixed asset’s depreciation status to know what to report on your business tax return.” – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business , Patriot Software; Twitter:@patriotsoftware

33. Get clear on the meanings behind different repair cycle strategies. “Ideally preventive or routine maintenance is scheduled and performed through an asset tracking system to prevent or foresee the need for repairs or full replacements of equipment. Alternatively, corrective or emergency maintenance occurs when there is an abrupt need for repair or replacement.

“Maintenance can include, but is not limited to:

1. Regularly scheduled inspections of assets
2. Making necessary repairs to assets to ensure full functionality
3. Replacing equipment that can no longer be used
4. Visibility of equipment repair history for accounting purposes”

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking , Barcloud Blog; Twitter:@ASAP_Systems

34. Get in the habit of adding equipment utilization data to your general records. “Every firm invests a large amount of capital in its equipment. High-quality tools and machines tend to break down less and function longer. But that doesn’t mean you don’t rigorously monitor their usage. One way to do this is to track when and where your equipment is being used. This can be easily done through equipment maintenance record keeping by tagging all your tools. What this basically does is link your official inventory to an online software. This software is a single access point of information for everyone in your workplace. Every time an employee checks out a machine for use, it is instantly updated in the system. When you know where your tools are, it becomes easier to record their usage history to forecast future trends and patterns.” – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It , EZ Office Inventory; Twitter:@officeinventory

35. Automate your equipment’s maintenance and servicing schedules. “EAM/CMMS solutions offer more comprehensive maintenance management and recordkeeping, which promotes greater part longevity and is generally required to achieve regulatory compliance. Serialization makes it much easier to monitor and manage maintenance activities and histories, and better solutions support enhanced features such as integration with mobile devices for maintenance activity reporting. The ability to automate scheduling, including resource-based schedule management, ensures work is performed as required.

“In addition, plants gain better control over repair work through their ability to record and analyze repair incidents and intervals. Historical analyses of service and repair records can also help the organization track how specific parts perform in relation to expectations.” – Mike Edwards, founder of AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

36. Fuse maintenance management into your asset management plan. “While maintenance management and asset management are technically different, they are still interrelated and flow well together. Maintenance management helps to guide the physical performance of maintenance equipment and activities efficiently, while asset management helps to analyze all the data for the work needed to perform on the assets themselves.

“Asset management assists in identifying and prioritizing the work necessary for specific assets not only for the ROI of the asset, but also to analyze and coordinate strategically with work on other opportunities.” – What’s the Difference Between Asset Management and Maintenance Management , Micromain; Twitter:@micromaincorp

37. Always take weather into account when formulating a maintenance schedule. “It’s important to take weather and site conditions into your maintenance plan. Because weather and site conditions change how often and when construction equipment maintenance should be scheduled. In places with acidic soil or salting, it’s important to address this in your maintenance plan. Otherwise important parts of the equipment could end up rusting or corroding and cause unexpected maintenance needs.” – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance:How Often and When to Schedule , eSUB; Twitter:@eSUBinc

38. Save money by analyzing the key performance data of your equipment. “A major benefit with a maintenance software solution involves data. All the current and historical data related to assets and maintenance is easily accessible in one place.

“’That gives contractors a powerful tool for managing day-to-day maintenance processes, monitoring KPIs, and making strategic ownership decisions like when it is more cost effective to replace an asset versus continuing to maintain it’,” says Kane.” – John Kane, product manager at B2W Software, as quoted by Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers , Conexpo Con/Agg; Twitter:@conexpoconagg

39. Put your equipment on a preventative maintenance track instead of a corrective one. “Equipment failures can shut down part of your plant or even your entire facility. Operations will cease until you can fix the equipment issue. Preventive maintenance helps you catch potential problems before they become major failures, whereas corrective maintenance relies on fixing issues after they’ve already caused disruptions.

“With a PM system in place, you can perform maintenance tasks and fix potential problems on your terms. You can choose to address the issue at a time when you don’t need to use the equipment in question, such as at night, on the weekend or during another time when activity is slow. You can also shut down small parts of your operations one at a time, so your business never has to come to a complete stop. If you rely on corrective maintenance, you have no control over when you perform maintenance activities. Equipment could go down anytime, and chances are it won’t fail at a time that’s convenient for you. These failures will also likely take longer to fix than conducting PM activities would have.” – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment , Cherry’s Industrial Equipment; Twitter:@CherrysInd180

40. Learn how to create an equipment downtime report using your equipment tracking software. “You know it’s frustrating to navigate through spreadsheets if your company still relies on manual asset tracking and reporting. Eliminate the need for spreadsheets (with thousands or rows of assets for each location) with a CMMS.

“When you implement a CMMS, you gain real-time visibility and insights that minimize downtime and reduce lost profits. You’ll gain the opportunity to organize all assets in one place in a hierarchical structure, rather than a list for an easy-to-scan downtime report. A CMMS allows you to add equipment to work orders as you populate them. From here, you can sort by overall asset, brand or lifecycle stage, or choose to see asset by location. In one click, you’re able to sort assets or locations by downtime to generate quick, data-driven reports for future decisions.” – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS , Maintenance Connection; Twitter:@maintconnect

How to Promote the Importance of Equipment Tracking to Employees

41. Educate your staff on your new equipment tracking system. “While having a system in place is important, it is just as important that you and your team understand how to use it effectively. Set aside time to familiarize yourself with the software, including its settings, filters, attributes, and understand how to generate reports so you can review important information.

“If there is something you or your colleagues don’t understand or want to learn about, it is important that you have a service provider that has a technical support team that is able (and wanting) to meet your needs. Their team should be able to provide you with useful tips and advice — or point you to a place where you can find those things — to help you get the most out of your system.” – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018 , RasTrac; Twitter:@RasTrac_GPS

42. Implement strict post-training followups. “Instruction is only part of a successful training regiment. Following up with your staff after their training, while they are using the asset tracking system, can help you ensure that they are using it correctly.

“It’s important for several reasons. First, if there are substantial training-related challenges in using the system, it’s a good opportunity to decide whether additional training is needed. Also, it will help you to determine the effectiveness of the training itself and gives you the opportunity to re-evaluate it and make modifications to the curriculum if necessary. Finally, it lets you conduct performance assessments, and will let you know whether or not the staff responsible for using the asset tracking software are doing so in the most productive and efficient way possible.” – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools , Supply Chain Services; Twitter:@SupplyChainSvcs

43. Train your staff to beware of inefficiencies like duplication. “One of the most valuable keys in proper asset management is identifying and eliminating sources of waste. Identify where defects or errors are being introduced into your equipment asset management program. Where can human error influence the quality of decisions made in maintaining assets? With regards to an oil analysis program, sample collection technique, information transcription and information setup can all impact the accuracy of test results.

“Identify where duplication of work is occurring. The use of inefficient, duplicated or overlapping routes to collect predictive maintenance information may result in much time wasted. Entry of information into multiple databases or by multiple people may also be a potential source of error if not administered correctly.” – Kent Knight, Equipment Asset Management:6 Key Factors for Success , Reliable Plant; Twitter:@NoriaCorp

44. Put your equipment tracking protocol in writing. “The people who work with your stock and use your inventory system are the most critical element in establishing a pretty good inventory management system. You must make sure that these people know what to do with items that are received, taken from stock, reserved for future use, required for production, or who is responsible for making certain transactions, etc… In some cases this may only be one or two people, but there’s nothing wrong with writing down your policies and making sure they get followed. If you or the people you work with aren’t consistent about the way inventory is handled, it won’t matter what software you use, you will only experience frustration and failure.” – Inventory Basics – Inventory Management , ClearlyInventory; Twitter:@clearinventory

45. Use equipment tracking to bolster employee accountability. “When trying to shift employee attitudes regarding equipment responsibilities, it always works better to let them know how tracking assets can benefit individual crewmembers as well as the business. For example, explain how GPS tracking can eliminate time-consuming paperwork and provide more accurate data.

“Provide actual examples of how asset tracking directly benefits employees. This can include everything from getting the right vehicles to the job site at the right time to improving driver safety, recovering stolen vehicles and more. It also helps to get employees involved in the implementation and use of asset tracking. When this becomes part of their daily routine, they will naturally take more accountability for the care and proper use of the equipment.” – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability , Tenna; Twitter:@Tenna_Co

46. Don’t let employees’ sticky fingers hurt your bottom-line. “Un-reclaimed, unused laptops, smart phones, and software licenses increase IT costs unnecessarily. Aside from new employees taking assets with them, in many organizations poorly tracked assets, including their installed software, simply lie unused in drawers and closets. Even actively used hardware assets often contain software that is paid for but rarely used. These organizations end up purchasing new assets unnecessarily and often pay significant taxes on their unused assets.” – Automating Employee Asset Lifecycle Management , LANDesk; Twitter:@LANDeskSoftware

47. Provide employees with the trackable equipment they need, starting on day one. “Making sure employees have what they need to do their jobs on day 1 is a critical function of new employee onboarding, yet it’s actually an employee lifecycle process:roles change, new assets must be issued, retired assets must be recovered.” – Employee Onboarding , Assets@Work

48. Ensure that all new employees are added to the updated digital equipment list. “A list should be generated and supplied to an IT asset manager. When assets are returned, a confirmation interface or email should be sent that will trigger the automated process to update the asset management database.” – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users , Ivanti Blog; Twitter:@Golvanti

49. Make performance goals known to your employees. “Organizational policies may be thought of as a broad overlay to the process. Nonengineering, noneconomic factors that reflect an agency’s values, perceptions, and predispositions may modify performance-based decisions. For example, established policies, or ‘rules of thumb,’ may direct an agency to select an investment alternative based on historic practice or other reasons. Also, management may assign noneconomic resource constraints to some asset components.

“The key to establishing performance goals is determining user priorities, values, and standards related to areas such as ride smoothness and overall level of service; travel time; overall system mobility; accessibility to the system; and availability of facilities. Goals may be defined in terms of the percentage of assets that meet specified performance levels, as one example.” – Asset Management Overview:Strategies for Implementation , U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter:@USDOTFHWA

50. To further tracking optimization, each piece of equipment should have an established ‘owner’. “An owner is normally assigned at an executive or senior-management level within an organization, such as director or vice president. An owner doesn’t legally own the asset assigned to him or her; the owner is ultimately responsible for safeguarding assigned assets and may have fiduciary responsibility or be held personally liable for negligence in protecting these assets under the concept of due care.” – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security , Dummies; Twitter:@For Dummies