Todo lo que necesita saber sobre Wrench Time

El tiempo de uso de la llave parece ser un tema controvertido entre los profesionales del mantenimiento.

Algunos creen que esta métrica es demasiado difícil de rastrear y que ignora las actividades de valor agregado de sus mediciones y puede llevar a los gerentes a conclusiones erróneas. Otros afirman que es una herramienta valiosa para detectar ineficiencias operativas que deben abordarse.

Como ocurre con la mayoría de las cosas en la vida, la verdad se encuentra en algún punto intermedio. Por lo tanto, asumiremos que el tiempo de la llave inglesa puede ser una métrica útil, si puede medirlo correctamente y analizarlo en el contexto adecuado.

Para permitirle hacer precisamente eso, en la continuación de este artículo:

• definir qué es el tiempo de llave inglesa y qué cubre
• presente 4 formas de medir el tiempo de uso de la llave
• discuta las causas habituales del tiempo de uso reducido y sugiera posibles soluciones
• dar o pensamientos sobre cuándo y si debería considerar realizar estudios de tiempo clave

¿Qué es el tiempo de la llave inglesa?

Hora de la llave (a veces también denominado tiempo de herramienta ) es una métrica que muestra cuánto tiempo pasan los técnicos de mantenimiento con una herramienta en la mano, realizando el trabajo de mantenimiento real.

Para comprender el tiempo de la llave inglesa, es realmente importante comprender lo que no mide. El tiempo de la llave no incluye el tiempo que los técnicos dedican a obtener las herramientas y repuestos adecuados, leer la orden de trabajo, viajar al lugar donde se realiza el trabajo, descansos y tiempo de inactividad, dar instrucciones, etc., solo el tiempo dedicado a realizar el trabajo de mantenimiento.

De buenas a primeras, está tu primer problema. Muchas de las actividades enumeradas en el último párrafo son esenciales para realizar trabajos de mantenimiento. No puede completar una orden de trabajo si no toma las herramientas adecuadas y camina hasta la máquina que necesita reparar (desafortunadamente, la teletransportación aún no es una opción :)).

Si planea medirlo, debe tener en cuenta que el tiempo de la llave excluye muchas acciones de valor agregado y, como tal, no es una buena medida de la productividad general.

El segundo problema es que incluso si tiene mucho tiempo de trabajo, eso no significa necesariamente que su departamento esté haciendo un excelente trabajo .

El tiempo de la llave no le dirá si los trabajadores están realizando el trabajo a tiempo (necesitan 4 horas para realizar algo que debería tomar 3) y si realmente están realizando un trabajo de calidad. En otras palabras, sabes que se ha realizado algún trabajo, pero no sabes qué tan efectivo fue. Esta es la razón por la que algunas empresas omiten la medición del tiempo de la llave y se centran en definir y medir otros KPI de mantenimiento.

Cuatro formas de medir el tiempo de uso de la llave (de peor a mejor)

A lo largo de los años, las organizaciones probaron algunas formas diferentes de rastrear el tiempo de la llave, algunas más exitosas que otras. En los siguientes párrafos, explicaremos cuatro enfoques para medir el tiempo de la llave, comenzando por el menos preciso.

1) Autoinforme

Pedir a los técnicos que registren el tiempo de la llave por su cuenta conlleva dos grandes problemas:

1. Es posible que no hayan invertido lo suficiente para realizar un seguimiento preciso (o es posible que ni siquiera entiendan lo que cuenta como tiempo de trabajo)
2. tienen un incentivo para informar en exceso si creen que esto afectará su sueldo o les costará su trabajo

Por esas razones, no es raro que los estudios de llaves autoinformadas reporten más de un 70% de tiempo de llave, mientras que los números más realistas sugieren que los tiempos de llave promedio son de alrededor del 30%. Esta es una gran discrepancia y la razón por la que este método rara vez se recomienda.

Dicho esto, el método de autoinforme es atractivo porque no requiere inversión adicional y es el más fácil de implementar. Para aquellos que lo están considerando, puede hacerlo más preciso:

• Explicar que el propósito principal de este ejercicio no es averiguar quién está flojo, sino mejorar el desempeño general del departamento de mantenimiento.
• Usar un software CMMS como Limble que le permite rastrear el tiempo dedicado al trabajo de mantenimiento directamente dentro de una orden de trabajo. Si no sabe qué es un CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?
• Asegurándonos de que todos sepan qué se debe y qué no se debe rastrear en un tiempo limitado.

2) DILO ("Día en la vida de")

Con un método DILO, tiene un observador que sigue a técnicos seleccionados a lo largo del día para establecer una línea de base. Los problemas con el método DILO son dobles:

• Puede suceder que este día en particular no represente cómo se ve un día promedio en las instalaciones.
• Cuando sepa que está siendo observado / evaluado, se comportará / desempeñará mejor de lo normal (un fenómeno llamado El efecto Hawthorne).

Para reducir la tensión entre el observador y los técnicos, es importante recordar nuevamente que el propósito del estudio del tiempo de la llave inglesa no es espiar lo duro que trabajan los técnicos, sino encontrar problemas que les impidan realizar más. trabajos de mantenimiento.

3) Muestreo de trabajo

El enfoque de muestreo del trabajo consiste en que los observadores visitan el piso de la planta a intervalos establecidos, observan a los técnicos y marcan si están realizando trabajos de mantenimiento o no. El problema con el muestreo de trabajo es que no tiene en cuenta a las personas que no están en la línea de visión , es decir, técnicos que están viajando, que están en la sala de almacenamiento, que hicieron un breve descanso, etc.

Al igual que con el método DILO, expandir la muestra debería hacer que los resultados sean más precisos (ejecutar el estudio durante un par de semanas en lugar de un par de días).

4) Método estadístico

El mejor enfoque para rastrear el tiempo de la llave es el que evita todas las trampas que mencionamos anteriormente. Un enfoque estadístico metódico garantiza que todos los técnicos tengan las mismas posibilidades de ser observados y que la muestra de observación sea lo suficientemente grande como para representar el trabajo real que se está realizando a lo largo del tiempo.

Doc Palmer, autor del Manual de planificación y programación de mantenimiento de McGraw-Hill, ofrece un gran ejemplo de cómo podría implementarse esto en la práctica en su discusión sobre el tiempo de servicio en el blog de Plant Services:

“La mayoría de las plantas pueden, en el transcurso de aproximadamente un mes, realizar un estudio razonable que podría ser representativo de la planta en curso utilizando un solo día a la semana para las observaciones. Por ejemplo, el observador podría usar el lunes la primera semana, el martes la segunda semana, etc., hasta el viernes la quinta semana. Analizar los nombres en una lista establecida y hacer dos observaciones cada media hora durante el transcurso de ocho horas al día proporcionaría 160 observaciones y un margen de error de más o menos 7%. Por lo tanto, una planta al 35% del tiempo de llave sabría si está entre el 28% y el 42% y probablemente no al 55% (o al 80%). Una planta que mejoró al 50% el tiempo de uso de la llave sabría si está entre el 43% y el 57% y probablemente no sea una planta típica al 35% ”.

Causas habituales de poco tiempo y posibles soluciones

Supongamos que ha medido con precisión el tiempo de la llave y no está satisfecho con los resultados. A continuación, se muestran las causas comunes de poco tiempo de uso de la llave, acompañadas de soluciones propuestas.

1) Planificación y programación de mantenimiento deficientes

El bajo tiempo de uso de la llave a menudo se puede atribuir a una planificación y programación de mantenimiento deficientes:

• Las piezas de repuesto y las herramientas no están disponibles.
• Mala comunicación Eso hace que las personas no sepan adónde ir a continuación, qué herramientas necesitan, por lo que tienen que volver por algo, que hubo un cambio en la prioridad de la tarea, etc., todo esto da como resultado un tiempo de viaje excesivo.
• El lugar de trabajo o la máquina no están listos (un técnico tiene que esperar a que un equipo de limpieza termine su trabajo, a que un gerente de seguridad realice un procedimiento de bloqueo y etiquetado y similar).

La forma más sencilla de eliminar los problemas anteriores es con un CMMS móvil. Simplemente no es factible esperar que alguien cree un horario perfecto si tiene que rastrear todo en una hoja de cálculo.

Además, CMMS le permite crear órdenes de trabajo que enumeran las herramientas y piezas que necesitará un técnico, así como la ubicación del activo, un calendario de mantenimiento fácil de arrastrar y soltar para una programación más rápida, informes para rastrear y medir el trabajo de mantenimiento, alertas cuando el el número de repuestos en stock es bajo, notificaciones automáticas sobre cambios de prioridad de tareas y mucho más.

2) Demasiado mantenimiento reactivo

El mantenimiento reactivo es su propia historia. Por un lado, podría pensar que si solo está dando servicio al equipo cuando se descompone, el volumen de trabajo de mantenimiento es menor que si realiza reemplazos de piezas, cambios de aceite, inspecciones y otras actividades de mantenimiento proactivo. Por otro lado, los técnicos podrían tener sus días completos apagando incendios en el piso de la planta.

El problema real con el mantenimiento reactivo en el contexto del tiempo de uso de la llave son los problemas secundarios que lo acompañan:falta de repuestos, interrupción de los técnicos en medio de su trabajo con llamadas sobre nuevos problemas, sin saber a dónde ir a continuación y falta general de organización que ralentiza a los técnicos en cada paso.

La mejor manera de lidiar con eso es hacer la transición al mantenimiento preventivo o al mantenimiento basado en condiciones y buscar un buen CMMS que pueda respaldar dicha transición.

3) Esperando repuestos y herramientas

Es natural que una organización tenga un número limitado de herramientas y repuestos. Si los técnicos a menudo tienen que esperar a que una determinada herramienta esté disponible para realizar su tarea o si tienen que caminar hasta el almacén solo para darse cuenta de que no hay piezas de repuesto disponibles, es una pérdida de tiempo que podría haberse invertido mejor en otro lugar.

Este problema se puede abordar implementando las mejores prácticas para administrar el inventario de repuestos y asegurando que los gerentes / planificadores de mantenimiento programen el trabajo de una manera que tenga en cuenta la cantidad de herramientas disponibles.

(¿Cuándo) debería realizar un estudio de tiempos de llave inglesa?

Para decidir si debe ejecutarlo o no, debe poder sopesar los aspectos positivos contra los negativos de un estudio de tiempos de llave inglesa.

Si decide que vale la pena y que puede indicarle problemas importantes que afectan a su departamento de mantenimiento, está perfectamente bien. Solo tenga en cuenta sus deficiencias y lo que los números realmente le dicen.

A menudo, el tiempo reducido de la llave simplemente le permitirá saber que el tiempo de sus técnicos no se utiliza correctamente. Tendrá que profundizar en análisis adicionales y causas comunes que explicamos anteriormente para encontrar qué impide que sus técnicos dediquen más tiempo a acciones de mantenimiento prácticas.

Lo hagas o no, no puedes intentarlo

Si decide realizar un análisis de tiempo de la llave inglesa, sería inteligente recordar esas sabias palabras del maestro Yoda. Si desea aprender algo útil de este ejercicio, debe asegurarse de que sus medidas sean lo más precisas posible. En otras palabras, hazlo bien o no lo hagas en absoluto.

Si sus números de tiempo de llave inglesa son bajos , CMMS puede ayudarlo a detectar ineficiencias en el flujo de trabajo y eliminar las causas del bajo tiempo de trabajo. Si sus números son altos , el CMMS móvil puede ayudar a sus técnicos a ser aún más productivos a través de canales de comunicación más rápidos, listas de verificación de mantenimiento preventivo y acceso instantáneo al historial de mantenimiento. Si no desea medir el tiempo de la llave , CMMS ofrece una gran cantidad de informes para rastrear cómo se está desempeñando su equipo de mantenimiento. Cubre todas tus bases.

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