Automatización de tareas de mantenimiento con CMMS

La caldera de la planta de Tulco Oils en Tulsa, Oklahoma, nunca ha dejado de funcionar, y la empresa quiere para mantenerlo así. Es por eso que este fabricante mediano de lubricantes industriales invirtió en un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) cuando se embarcó en un proyecto de expansión multimillonario que agregó 15,000 pies cuadrados a su planta principal.

Tulco Oils eligió Bigfoot CMMS, producido por Smartware Group Inc., para automatizar las tareas de mantenimiento de la nueva maquinaria instalada durante la expansión de la planta, incluidos siete nuevos tanques de mezcla, 50 bombas y un sistema de compresión de aire.

"Con el aumento en la cantidad de componentes clave en la planta ampliada, necesitábamos un CMMS para las órdenes de trabajo y la gestión del mantenimiento preventivo (PM) para programar el mantenimiento continuo y el tiempo de inactividad", dijo Don Stanton, vicepresidente de operaciones de Tulco Oils.

Durante la expansión, la empresa también tuvo que automatizar los procesos de mantenimiento de los sistemas de gas, aire, caldera y vapor existentes en la planta.

"Agregamos una carga a esos sistemas que hizo aún más crítico que cada pieza de equipo estuviera bien mantenida", dijo Stanton.

Como fabricante de lubricantes diseñado, Tulco Oils combina a medida una amplia gama de aceites hidráulicos y para engranajes, aceites para transformadores, aceites para turbinas y fluidos de corte utilizados para construir equipos vendidos a fabricantes de equipos originales, desde tractores que aran granjas del Medio Oeste hasta máquinas que producen bienes de consumo en China.

Por lo general, Tulco Oils puede demorar de tres a siete días en completar los pedidos y entregar sus productos a los clientes. Sin embargo, algunos clientes locales enviaron llamadas de emergencia para pedir ayuda en una tarde y recibieron lubricantes a la mañana siguiente.

"A menudo tenemos que responder a la emergencia de un cliente", dijo Stanton. "Si un cliente tiene una pieza de equipo defectuosa y viene a nosotros con una necesidad urgente de obtener el aceite para reparar el producto roto, respondemos de inmediato. Las marcas gigantes no hacen tales afirmaciones sobre estos cambios rápidos".

Al expandir su planta, la empresa aprovechó la oportunidad para rediseñar sus operaciones de mantenimiento y configurar el programa CMMS para satisfacer sus necesidades específicas. En lugar de utilizar una plantilla de base de datos estándar, el equipo de Tulco Oils trabajó con Smartware Group para diseñar una base de datos de equipos que coincidiera con las necesidades de gestión de activos de la empresa y capturara la información más relevante para el mercado de lubricantes industriales.

"No tenemos productos listos para usar", señaló Stanton. "No almacenamos productos porque es imposible tener a mano todas las diferentes combinaciones especificadas por nuestros clientes. Mezclamos nuestros aceites y lubricantes a medida para pedidos específicos".

Dado que el tiempo de respuesta rápido es el eje de la ventaja competitiva de la empresa, Stanton subrayó la importancia de mantener en forma los equipos de la planta ampliada de Tulco Oils.

"Si una caldera se averia, mataría nuestra capacidad de mezclar productos", dijo Stanton. "Lo mismo ocurre con el compresor de aire. Tenemos un secador de aire en el sistema porque el aceite y el agua no se mezclan, por lo que el aire debe permanecer seco. Tenemos que asegurarnos de que estas piezas de maquinaria funcionen todos los días".

Antes de adoptar el programa CMMS, los miembros del personal mantenían un registro en papel para rastrear las llamadas de servicio y las tareas de mantenimiento de su equipo.

"No operamos con memoria, pero usamos muchos registros y registros escritos a mano", recordó Stanton. "Cuanta más maquinaria agregamos, más imposible se volvió de administrar. Necesitábamos un método mejor para crear programas de mantenimiento preventivo".

Ahora, gracias al nuevo CMMS, el equipo de operaciones de Tulco Oils ya no depende de las órdenes de trabajo escritas a mano. En cambio, el CMMS genera automáticamente recordatorios por correo electrónico que se dirigen a la persona responsable de la tarea de mantenimiento, ya sea que esa persona sea un técnico del personal o un proveedor externo. El sistema también está diseñado para evitar el correo no deseado y hacer que el proceso sea aún más eficiente.

"Un gran beneficio que estamos obteniendo de nuestro sistema CMMS es una mejor comunicación sobre el mantenimiento", agregó Stanton. "Cuando un equipo no está operativo, podemos intervenir y crear una orden de trabajo sin tener que atropellar a alguien o perder tiempo tratando de contactar a alguien por teléfono".

La compañía también usó el CMMS para configurar un calendario de MP sin activos, que incluye controles de seguridad ocupacional y ambiental, como para el análisis y la prevención de la contaminación del agua, así como otras regulaciones de seguridad municipales.

Con una planta ampliada y mayores capacidades proporcionadas por su CMMS, Stanton prevé que su empresa obtenga aún más influencia en el mercado.

"Ahora podemos correr en círculos alrededor de nuestros competidores", dijo.