Aborde estos desafíos de implementación para reducir los costos de Skype Empresarial

Es sabiduría convencional que nada que valga la pena en la vida es fácil y barato. Con respecto a las comunicaciones unificadas y la colaboración, eso es bastante cierto. Una promesa frecuente de las aplicaciones SaaS ha sido el ahorro de costes en comparación con las herramientas locales. Pero eso solo sucede cuando TI está atento a los precios de SaaS y sabe qué aplicaciones cuestan más y por qué.

Este es un desafío común para TI con el siempre popular Microsoft Skype for Business. En comparación con otras plataformas, los costos operativos más altos plagan las implementaciones. A pesar del precio, Skype for Business de Microsoft está dominando el mercado a medida que los proveedores de plataformas y equipos de voz establecidos luchan por competir. Lo que nos lleva a preguntarnos:¿por qué?

¿Son los métodos de implementación, la mala gestión o la falta de educación que rodean las operaciones exitosas? Como ocurre con muchas cosas en el mundo de SaaS y la nube, puede ser difícil de decir, pero es probable que haya alguna combinación de los tres. Los equipos de TI que utilizan Skype Empresarial deben adelantarse a los costos más altos sabiendo en qué se están metiendo.

Tres problemas de Skype que pueden malgastar el dinero de Opex

Hay dos enfoques de implementación populares para Skype Empresarial:local y hospedado. Con on-premises, las empresas tienen el control total de sus entornos, ya que deben construir e implementar la solución por sí mismas. Esto, sin embargo, requiere un presupuesto sustancial de gastos de capital y operaciones, junto con experiencia interna. Para reducir el costo total de propiedad (TCO), las empresas pueden elegir un método alojado que dependa de un proveedor externo para brindar un servicio Skype for Business basado en suscripción. Esta elección de SaaS significa que los equipos de TI están gastando el presupuesto de gastos operativos (opex) en lugar del presupuesto de gastos de capital (capex) utilizado anteriormente en las compras de TI.

El costo, el control y la gobernanza impulsan en gran medida la decisión de poseer la plataforma. Y ahora, con Skype for Business agregando PBX en la nube y llamadas PSTN, y soporte ampliado para implementaciones híbridas, las organizaciones pueden encontrarse con demasiadas funciones que, si se administran de manera incorrecta, podrían aumentar los costos. Cualquier migración que confíe a una sola aplicación todas las comunicaciones requiere un nivel significativo de análisis para evitar costosos problemas de rendimiento.

A medida que las empresas deciden qué método de implementación de Skype for Business es mejor, los equipos de TI deben evaluar si su arquitectura de red puede admitir mundos híbridos y de nube. Con la naturaleza en tiempo real de la PBX en la nube y las llamadas PSTN, un diseño incorrecto podría significar un rendimiento degradado, problemas de capacidad y mayores costos operativos.

¿Cómo pueden las empresas que usan Skype evitar desperdiciar dinero durante la implementación?

Antes de lanzar cualquier plan de migración o implementación, es importante considerar los siguientes tres desafíos comunes de implementación, o arriesgarse a la temida fuga de opex:

1. Políticas de enrutamiento

Al implementar Skype for Business, una empresa puede optar por ejecutar la plataforma independientemente de lo que ya existe mediante troncales SIP que permiten que las llamadas atraviesen el sistema. Sin embargo, este enfoque "simplista" es todo lo contrario. Lo más probable es que no admita la marcación de extensiones y haga más complicado la transición de usuarios desde el sistema anterior.

En su lugar, considere usar la administración de sesiones para crear una capa de abstracción donde la empresa pueda administrar planes de marcación, llamadas entre sistemas, administración de seguridad y desempeño.

Con esta capa ubicada sobre las plataformas de telefonía existentes y Skype for Business, mover usuarios se vuelve tan fácil como realizar un cambio de configuración en el administrador de sesiones para implementar nuevas políticas.

2. Experiencia del usuario final

Cuando las empresas se ven envueltas en estrategias de integración y migración con entornos de telefonía existentes, cambiar a una mentalidad de usuario final puede resultar un desafío. Sin embargo, una vez que finaliza el complicado esfuerzo, el éxito de la implementación de Skype for Business se debe en gran parte a cómo los usuarios adoptan la solución.

Si bien Microsoft impulsa a los clientes a cambiar el antiguo dispositivo de escritorio independiente por su sistema de llamadas basado en computadora, eso no siempre es lo mejor. Para las personas que llaman que prefieren usar un teléfono con altavoz, que tienen computadoras que se están reiniciando o que no están disponibles, o que simplemente están acostumbradas a un teléfono de hardware, la transición podría ser frustrante e inconveniente.

Las empresas deben considerar cómo se comportan sus empleados para elegir la solución telefónica que facilitará una operación que tenga en cuenta los costos.

3. Calidad de la llamada

En la línea de microteléfono versus softphone, la calidad de la llamada también es una consideración. Generalmente, los teléfonos brindan una mejor calidad de audio que las PC y las laptops, especialmente si ha pasado un tiempo desde la última actualización del hardware. Si los usuarios tienen dificultades para escuchar a la persona del otro lado de la línea, la productividad se verá afectada.

La calidad de las llamadas también puede deteriorarse debido a tendencias que consumen mucho ancho de banda, como la proliferación de videos. El cambio en las demandas de la red significa que completar una evaluación de la red es una necesidad absoluta. Las empresas que utilizan una implementación local deben prestar atención al área local y las redes WiFi, mientras que las que utilizan Office 365 basado en la nube deben evaluar las conexiones WAN y de Internet.

¿Qué está arrastrando hacia abajo su Opex?

A medida que las comunicaciones unificadas y las interacciones de colaboración se vuelven cada vez más sofisticadas, ¿cómo pueden las empresas asegurarse de que las soluciones aprovechan al máximo sus presupuestos? Incluso con la mejor planificación, la capacidad de red insuficiente, los problemas de latencia en todas las ubicaciones, la mala calidad de las llamadas y los problemas de conexión del ISP pueden afectar la solución y generar costos de soporte más altos.

En cambio, las empresas deberían considerar el uso de una solución de monitoreo que pueda seguir el ritmo de las comunicaciones en tiempo real de hoy. Más allá de la captura de datos de red, el análisis de rendimiento debe incluir:

• Monitoreo entre una ubicación y Microsoft Azure u otras instancias de nube pública.
• Vista en tiempo real de las experiencias del usuario final comparadas con las puntuaciones medias de opinión estándar de la industria.
• Umbrales y alertas en tiempo real para problemas de calidad del servicio.
• Análisis proactivo de la causa raíz de los problemas de rendimiento.

Con AppNeta, las organizaciones que administran Skype for Business pueden evitar desperdiciar esos preciosos dólares de opex. Con el monitoreo continuo y proactivo de todas las conexiones de Skype en la red, los problemas subyacentes ya no son un misterio.

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